撰寫外貿(mào)函電的目的是為了交流業(yè)務(wù)信息,建立和維持良好的商業(yè)伙伴關(guān)系。

要寫出一封得體的外貿(mào)信函,通常要遵循以下幾個(gè)原則：一、Courtesy 禮貌語言要有禮且謙虛,及時(shí)地回信也是禮貌的表現(xiàn)。

例如:We have received with many thanks your letter of 20 May,and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed,which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration體諒寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度去考慮有什么需求,而不是從自身出發(fā),語氣上更尊重對(duì)方。

例如:“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month.”比“We allow 2 percent discount for cash payment.We won't be able to send you the brochure this month.”的用法要好。

三、Completeness完整一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項(xiàng)必需的事項(xiàng),如邀請(qǐng)信應(yīng)說明時(shí)間、地點(diǎn)等,確忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚意思表達(dá)明確,要注意避免用詞錯(cuò)誤、注意詞語所放的位置。

五、Conciseness 簡(jiǎn)潔避免不必要的重復(fù),不僅僅浪費(fèi)客戶時(shí)間也容易給人留下工作能力不強(qiáng)的印象。

短句、單詞的運(yùn)用:Enclosed herewi th----- >enclosedat this time----- >nowdue to the fact that----->because .a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000六、Concreteness具體就是工作.上必須讓客戶知道的細(xì)節(jié)一定要具體列舉出來。

七、Correctness 正確簡(jiǎn)而言之就是在信息(型號(hào)、尺寸、價(jià)格、貨期等等)得到確認(rèn)之后,準(zhǔn)確在郵件里反饋給客戶。

需要指出的是反復(fù)更改已經(jīng)確定好的信息會(huì)留給客戶不好的印象,所以日常工作中-些細(xì)節(jié)一定要都確認(rèn)無誤后再告知客戶。

以上就是函電書寫七個(gè)原則,希望能幫助賣家更好地做郵件營(yíng)銷。