海運單據(jù):。

1.補料：貨柜裝船后,柜子由報關(guān)行報關(guān)后 ,按時交放行條給船公司,船公司就會被安 排配船,出提單(bill of loading)。

配船 前,跟單做好SI(補料資料Shipping Instru ction)發(fā)給貨代的配船負(fù)責(zé)人,因為第一次 的BOOKING上面的內(nèi)容只是大概,所以要 提供補料確認(rèn)最后提單上的詳細(xì)內(nèi)容,SI上 著重要確認(rèn)的是收貨人的信息,且貨物信息 要求同裝箱單的一致。

補料之后貨代會發(fā)來 一份補料COPY件,用于確認(rèn)提單的顯示信息。

另外一種為一次性補料,即要求配船的補料資料就是客戶提單顯示信息,之后如果客戶信息要求修改,需要收取改單費用。

2.對單：貨物上船后,船公司會給到貨代一 份真正由船公司出示的,有提單號及船公司 名稱的提單COPY件確認(rèn)提單信息。

貨代把cop y件發(fā)給出貨人,出貨人首先要自己核對信息 ,同時發(fā)email給國外客戶確認(rèn)提單信息無誤 后,讓船公司開出正本提單安排寄出至我司 (一般船開2天后,就會出正本提單)。

除了 確認(rèn)收貨人的信息,同時也要客戶確認(rèn)通知 方、貨物描述、金額,這些信息都會影響到 客戶的清關(guān),不同國家不同港口的客戶會有 不同的要求。

注：由于時差問題,有時候無法當(dāng)天即刻聯(lián)系到國外客戶,在booking前就已經(jīng)要問到客人的詳細(xì)consignee information,包含公司名、地址、聯(lián)系人、電話號碼,注意公司名一定是直接收貨人,有時候客人請了其他清關(guān)代理去收貨清關(guān),這時候填寫客戶自己的公司名無效;電話號碼要確保正確無誤,可以打通,船公司會預(yù)先打電話確認(rèn)號碼是否真實存在。

為了確?？梢噪S時聯(lián)系上客人,最好有客戶的手機號或者聊天方式。

3.開debit note：船公司經(jīng)由貨代發(fā)來debit note,出貨人付運費到指定賬戶(運費都是一美金結(jié)算,事先和船公司談好匯率),或者直接讓國外客戶付款,船公司收到款后,放正本提單。

4.運輸文件：除了正本提單,客人也需要最基本的PI、CI、PL原件作為進(jìn)口清關(guān)單據(jù),CI和提單上面的客戶信息要一致,制作商業(yè)發(fā)票前,要問客人對發(fā)票的內(nèi)容是否有什么要求,特別是品名描述和金額,是否需要翻譯成其他語言,是否需要其他單據(jù)如原產(chǎn)地證;裝箱單要以實際裝貨數(shù)量為準(zhǔn),所有海運單據(jù)先email發(fā)電子版給客人確認(rèn),再打印出來蓋章簽字快遞寄給客戶。

總之,PI、CI、BL的所有相關(guān)信息要單單一致!。

5.寄單：業(yè)務(wù)員要問先到客人的詳細(xì)寄單地址(有時候客人的寄單地址不一定是他們的公司地址),同時也可以問問客人要求寄哪個快遞公司,寄單的時候把快遞單和單據(jù)拍照發(fā)給客人,證明我們已經(jīng)將單據(jù)寄出,并把快遞單號發(fā)給客人,方便客人查詢快遞進(jìn)度。

同時,把所有單據(jù)的電子版發(fā)email給客人留底。

過一段時間,要問客人是否收到快遞的單據(jù)。

6.開船后,發(fā)shipping advice給客人,告訴客人船名、航期、ETD和ETA等。

業(yè)務(wù)員可以在船公司的網(wǎng)站上面查詢柜子的運輸情況,柜子快到港時,要提前提醒客人做好提柜和清關(guān)的準(zhǔn)備。

業(yè)務(wù)員可以提前讓貨代查詢客人目的港的費用,一般包括船公司費用、關(guān)稅和清關(guān)費用,提前告知客人,讓客人有所準(zhǔn)備。

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