訂艙是托運人(shippers)或其代理人向承運人(CalTier),即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機構(gòu)等申請貨物運輸,承運人對這種申請給予承諾的行為。

與租船運輸不同,班輪運輸中承運人與托運人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進行預約的。

只要船公司對這種預約給予承諾,并在艙位登記簿(space book)上登記,即表明承、托雙方已建立了有關(guān)貨物運輸?shù)年P(guān)系,并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。

一般,在國際貿(mào)易中,出口商總是力爭以CIF價格條件成交。

在這種情況下,出口商須承擔出口貨物的托運工作,將貨物運交國外的進口商,所以訂艙工作多數(shù)在裝貨港或貨物輸出地由出口商辦理。

但是,如果出口貨物是以FOB價格條件成交,則訂艙工作就可能在貨物的輸入地或卸貨港由進口商辦理。

這樣的訂艙稱為卸貨地訂艙(home booking)。

訂艙方式主要有如下三種：。

1)離線訂艙。

離線訂艙主要是通過傳真、電話或者E．mail、EDI等途徑實現(xiàn)。

網(wǎng)上離r線訂艙可以使用離線訂艙軟件進行離線訂艙,然后發(fā)電子郵件給承運人完成訂艙。

2)在線訂艙。

在線訂艙也稱電子訂艙(E—booking),它可以提供給客戶一個交易平臺,通過因特網(wǎng)把客戶要價和服務供應商的報價在網(wǎng)上進行對碰使雙方達成交易。

3)卸貨地訂艙。

訂艙的流程。

詢價：貨物托運人或其代理人根據(jù)貨物的種類、數(shù)量、重量、體積、起運港、目的港等信息,向船舶公司或港口代理機構(gòu)詢問海運費、陸運費、港雜費等費用,以及船期、航線、班輪等信息。

接單：貨物托運人或其代理人在比較多家船公司或港口代理機構(gòu)的報價和服務后,選擇合適的一家,并向其提交托運單。

托運單上應包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積、包裝方式、起運港、目的港、收發(fā)貨人等信息。

訂艙：船公司或港口代理機構(gòu)根據(jù)托運單上的信息,安排貨物的裝載計劃,并向貨物托運人或其代理人出具訂艙單。

訂艙單上應包括船名、航次、提單號、箱型、箱量等信息。

做箱：貨物托運人或其代理人根據(jù)訂艙單上的信息,將貨物裝入集裝箱,并填寫裝箱單。

裝箱單上應包括集裝箱號、封條號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量等信息。

報關(guān)：貨物托運人或其代理人根據(jù)海關(guān)規(guī)定,向海關(guān)申報貨物的出口信息,并提供報關(guān)單、發(fā)票、合同、核銷單等相關(guān)單證。

海關(guān)對貨物進行檢驗后,出具出口清單和出口退稅聯(lián)。

提單確認和修改：貨物托運人或其代理人根據(jù)實際情況,向船公司或港口代理機構(gòu)確認和修改提單上的內(nèi)容。

提單是一種具有法律效力的運輸憑證,上面應包括提單號、收貨人、通知人、起運港、目的港、貨物名稱、數(shù)量、重量等信息。

簽單：貨物托運人或其代理人在收到正本提單后,應及時簽收,并按照付費條款支付相關(guān)費用。

結(jié)算：貨物托運人或其代理人在完成出口手續(xù)后,應及時向海關(guān)申請退稅,并向財政部門提交核銷單等相關(guān)單證。

提單發(fā)放：貨物托運人或其代理人將正本提單寄給目的地的收貨人或通知人,以便他們在到達港口后提取貨物。

訂艙的注意事項。

及時：訂艙應在船舶抵達港口或截止簽單前,及時辦理托運手續(xù),以免錯過船期或造成額外的費用。

準確：訂艙時應盡量保證托運單上的數(shù)據(jù)正確、相符,以免影響貨物的裝載、運輸和結(jié)算。

合理：訂艙時應根據(jù)貨物的特性、市場情況和客戶需求,選擇合適的船公司、航線、班輪和箱型,以實現(xiàn)運輸?shù)陌踩?、快捷和?jīng)濟。

完整：訂艙時應備齊所有需要的單證和資料,如許可證、配額、商檢、動植檢等,以便順利通過海關(guān)和其他部門的審核。