外貿(mào)業(yè)務(wù)中,訂單交期的把控與溝通至關(guān)重要。

合理安排交期、妥善處理交期延誤等情況,是維護(hù)客戶關(guān)系、保障業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

一、交期設(shè)定與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)合理規(guī)劃交期：買方有時(shí)因自身原因（如庫(kù)存策略、終端客戶要求）提出不合理縮短交期要求。

作為賣方,不能盲目接受,應(yīng)依據(jù)生產(chǎn)流程各環(huán)節(jié)所需時(shí)間（如 PI 發(fā)送至預(yù)付款到賬、原材料及包裝材料采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、正式生產(chǎn)、最終檢驗(yàn)等）制定合理排產(chǎn)時(shí)間表,考慮正常情況與可能的突發(fā)緩沖期,計(jì)算出實(shí)際所需交期并與客戶溝通。

分批裝運(yùn)建議：若交期難以滿足客戶一次性交貨要求,供應(yīng)商可提出分批裝運(yùn)建議,如將大柜分成小柜分批發(fā)貨。

但客戶可能起初拒絕,此時(shí)供應(yīng)商業(yè)務(wù)員需保持淡定,理解客戶心情同時(shí)堅(jiān)持合理方案,詳細(xì)解釋自身訂單與生產(chǎn)計(jì)劃特點(diǎn),引導(dǎo)客戶接受。

二、交期延誤處理拒絕不合理訂單：當(dāng)客戶妥協(xié)但交期仍緊張且訂單利潤(rùn)不大時(shí),綜合考慮后可決定不勉強(qiáng)接單。

因勉強(qiáng)接單若不能按時(shí)交貨,面臨客戶責(zé)備失信風(fēng)險(xiǎn)且耗費(fèi)大量精力,得不償失。

應(yīng)權(quán)衡訂單,優(yōu)先選擇生產(chǎn)易安排、出貨快、不占用過多資源精力且客戶翻單快的訂單,避免承接低價(jià)值高難度訂單。

延誤原因溝通：若交期延誤,及時(shí)告知客戶并給出合理理由。

理由選擇要充分考慮公司與行業(yè)實(shí)際情況,避開常見且易被識(shí)破的借口（如停電、機(jī)器壞等）,可從產(chǎn)品生產(chǎn)工藝、流程、設(shè)備零部件等專業(yè)具體技術(shù)問題入手,讓理由更充實(shí)可信。

同時(shí),表述要真誠(chéng)但不過于謙卑,重點(diǎn)突出辦事效率與處理問題決心。

郵件溝通要點(diǎn)：寫交期延誤郵件時(shí),開頭直接說明新的交貨期并道歉。

內(nèi)容包括要求工廠提供確切且能達(dá)成的交期、簡(jiǎn)短解釋原因、表明珍惜合作關(guān)系及避免再次發(fā)生的決心。

整體語(yǔ)言要站在對(duì)方角度審視,避免生硬冰冷,讓客戶感受到誠(chéng)意。

后續(xù)跟進(jìn)把控：客戶未明確確認(rèn)前勿輕易發(fā)貨,確認(rèn)后在工廠趕貨過程中要積極催生產(chǎn)并控制質(zhì)量,定期查看生產(chǎn)進(jìn)度。

避免因著急犯錯(cuò)或忽視質(zhì)量問題,確保最終交付讓客戶滿意,遵循不逃避、不推脫、積極溝通、有補(bǔ)救方案、有誠(chéng)意且不放松質(zhì)量關(guān)的處理原則。