在外貿(mào)業(yè)務(wù)開展中,跨部門溝通協(xié)作是保障工作順利推進(jìn)的重要環(huán)節(jié),掌握有效的溝通方法與策略很重要。

一、溝通前營(yíng)造良好氛圍與不同部門人員溝通時(shí),先從輕松、對(duì)方感興趣的話題切入,營(yíng)造融洽氛圍,避免一上來(lái)就談工作任務(wù),這樣更容易拉近彼此距離,讓對(duì)方愿意配合后續(xù)工作事宜。

例如可以聊聊對(duì)方近期的生活趣事、休閑活動(dòng)等,調(diào)動(dòng)對(duì)方積極情緒,為溝通打下良好基礎(chǔ)。

二、把握時(shí)機(jī)提出訴求在對(duì)方情緒高漲、交談氛圍良好時(shí),巧妙抓住機(jī)會(huì)提出工作上的需求。

比如借助對(duì)方心情好的時(shí)機(jī),自然地將工作相關(guān)事項(xiàng),像樣品單交付、時(shí)間安排等內(nèi)容引入談話,誠(chéng)懇且清晰地說明訴求,爭(zhēng)取對(duì)方對(duì)工作安排的支持與配合,提高任務(wù)推進(jìn)效率。

三、靈活運(yùn)用溝通策略委婉提醒與警示針對(duì)工作中出現(xiàn)過的問題,用相對(duì)委婉的方式向負(fù)責(zé)同事反饋,既點(diǎn)明問題所在,又不讓對(duì)方過于難堪,同時(shí)適當(dāng)提及可能產(chǎn)生的不良后果,引起對(duì)方重視,促使其后續(xù)改進(jìn)工作,保障業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)。

例如以過往客戶反饋的問題為例,提醒負(fù)責(zé)檢測(cè)的同事后續(xù)要更加仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)。

適度施壓與鼓勵(lì)表明對(duì)工作的重視以及對(duì)對(duì)方的期待,適當(dāng)提及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度或可能采取的措施,給對(duì)方形成一定壓力,促使其認(rèn)真對(duì)待工作；同時(shí)也要給予理解和鼓勵(lì),展現(xiàn)友好態(tài)度,讓對(duì)方更愿意接受并積極改進(jìn)。

像提醒對(duì)方若再出現(xiàn)類似問題可能面臨上級(jí)投訴,但也認(rèn)可對(duì)方剛?cè)肼毥?jīng)驗(yàn)不足,鼓勵(lì)后續(xù)用心工作。

四、根據(jù)對(duì)象調(diào)整方式面對(duì)不同性格特點(diǎn)的人員,需靈活調(diào)整溝通方式。

對(duì)于容易溝通、性格隨和的同事,可采用親和且略帶調(diào)侃的方式互動(dòng)；而面對(duì)脾氣暴躁、較難相處的同事,可能簡(jiǎn)潔明了、直入主題地交代工作要點(diǎn)更為合適,避免過多言語(yǔ)引發(fā)不必要的矛盾,確保溝通順利完成,工作交接到位。

外貿(mào)從業(yè)者學(xué)會(huì)這些跨部門溝通協(xié)作技巧,能有效化解工作中的諸多阻礙,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率,保障業(yè)務(wù)流程順暢開展,助力外貿(mào)業(yè)務(wù)不斷取得進(jìn)展。