想要成為一名合格的外貿(mào)跟單員也許不是很困難，但是想要在競爭激烈的社會(huì)中脫穎而出，就需要努力把工作做得更好，爭取成為優(yōu)秀的外貿(mào)跟單員。

這就要求外貿(mào)跟單員除了具備較強(qiáng)的工作能力，還要掌握一定的工作技巧。

(一)較強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)能力外貿(mào)跟單員的工作涉及方方面面，工作跨度非常大，與每個(gè)部門都會(huì)打交道，要面對的人和事也很多，這個(gè)時(shí)候強(qiáng)有力的溝通和協(xié)調(diào)能力就顯得十分重要。

一名能力較強(qiáng)的外貿(mào)跟單員在客戶和公司之間、公司內(nèi)部各部門之間能夠游刃有余、得心應(yīng)手地處理事情如果溝通能力欠缺，那么就處理不好各方的關(guān)系，會(huì)嚴(yán)重影響工作的開展。

外貿(mào)跟單員星然只是個(gè)助理崗位，職位小但權(quán)力大，因?yàn)橥赓Q(mào)跟單員是各個(gè)訂單的管理者，要跟蹤訂單的各個(gè)環(huán)節(jié)，任何部門都要跟外貿(mào)跟單員配合，必要的時(shí)候還要聽從外貿(mào)跟單員的指揮有些部門可能會(huì)不配合外貿(mào)跟單員的工作，這時(shí)外貿(mào)跟單員就要進(jìn)行強(qiáng)勢溝通:“誰對外貿(mào)跟單員不負(fù)責(zé)，就是對訂單不負(fù)責(zé)，也就是對公司不負(fù)責(zé)。

”若你的想法和思路是正確的，就要堅(jiān)持，你指出別人的錯(cuò)誤，他們也會(huì)心服口服。

當(dāng)然，雖然外貿(mào)跟單員有時(shí)在工作中要進(jìn)行強(qiáng)勢溝通，但是一定要注意技巧，包括稱呼、禮貌、說話方式和語氣等各個(gè)方面。

而且，在平時(shí)的工作和非工作時(shí)間都要注意與不同部門做好相關(guān)的非工作的交流和溝通，建立一定的感情，這對今后的工作開展會(huì)有一定的幫助。

 跟單工作中主要的溝通方法有以下兩種1.跟進(jìn)溝通即對工作的提醒、確認(rèn)和督促，這是一種平常心態(tài)下的工作方法跟進(jìn)溝通的適用場合:(1)訂單期限不是很急，按計(jì)劃正常進(jìn)行，可以寬松地完成任務(wù)時(shí);(2)訂單很普通或徽不足道時(shí);(3)面對能力、信用和權(quán)力水平相對較高的人員和部門時(shí)。

跟進(jìn)溝通的口氣:“趙經(jīng)理，我來拿XXX型燈具的圖紙。

”“張工，NT-06的樣機(jī)今天能確認(rèn)嗎?”“王廠長，266 訂單上的產(chǎn)品明天可以出貨嗎?”“李經(jīng)理，XX產(chǎn)品塑膠件庫存不多了，請抓緊時(shí)間采購哦!”2.催辦溝通即對工作失誤進(jìn)行催促、要求和下通牒，這是一種自主的或強(qiáng)硬心態(tài)下的溝通方法。

催辦溝通的適用場合:(1)訂單期限比較緊張，按計(jì)劃正常進(jìn)行勉強(qiáng)可以完成任務(wù)時(shí);(2)訂單已處于延期狀態(tài)，但仍須盡力完成時(shí);(3)訂單非常重要，對公司具有一定的影響力時(shí);(4)面對能力、信用和權(quán)力水平相對較低的人員或部門時(shí)。

催辦溝通的口氣:“趙經(jīng)理，如果你在8月21日之前不給我XXX型燈具的圖紙，供應(yīng)商就會(huì)延期一周開模。

”“請問張工，NT-06明天就要生產(chǎn)，為什么樣機(jī)還得不到確認(rèn)?”“王廠長，266訂單上的產(chǎn)品出貨有什么問題嗎?”“李經(jīng)理，XX產(chǎn)品塑膠件庫存已低于安全存量，再不送貨就斷料了。

”(二)較強(qiáng)的時(shí)間管理能力作為外貿(mào)跟單員，一定要有非常強(qiáng)的時(shí)間觀念和時(shí)間管理能力。

外貿(mào)跟單員遵循的宗旨其中一條就是保證訂單按時(shí)完成。

給客戶報(bào)價(jià)和確認(rèn)訂單時(shí)會(huì)確定一個(gè)具體的交期，一日訂單確定，工廠就要開始備料準(zhǔn)備生產(chǎn)。

一般產(chǎn)品的生產(chǎn)需要經(jīng)過如下幾個(gè)過程:原材料的采購、原材料的按時(shí)處理、大貨生產(chǎn)、產(chǎn)品的后期檢驗(yàn)、包裝、準(zhǔn)備出貨。

外貿(mào)跟單員要跟蹤的范圍很廣，環(huán)節(jié)也很多，為了確保訂單能按原始交期順利出貨，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)合理分配相應(yīng)的時(shí)間，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有控制點(diǎn)，整個(gè)流程要嚴(yán)格按照計(jì)劃來執(zhí)行，不能想到什么地方就做到什么地方。

單從時(shí)間方面來看，如果僅僅關(guān)注一個(gè)最后的完成日期，那么一旦中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，或者當(dāng)發(fā)現(xiàn)的時(shí)候已經(jīng)太晚、無法及時(shí)修正。

環(huán)節(jié)劃分越多、越清晰，控制點(diǎn)就越多，時(shí)間管理的力度要求就越大，出現(xiàn)問題也就能越早處理，這樣才能保證訂單按時(shí)完成。

要緊緊掌握各個(gè)控制點(diǎn)是否按時(shí)完成，如果沒有完成，要找出原因和解決辦法，否則就會(huì)影響訂單的最終交期。

比如，按原計(jì)劃，零部件到工廠的時(shí)間是7月10日，但是如果到了7月8日零件供應(yīng)廠商還沒有把零件全部準(zhǔn)備好，就要及時(shí)溝通，看問題到底出在哪里，若不及時(shí)處理，整個(gè)后面的環(huán)節(jié)都要順延。

(三)較強(qiáng)的產(chǎn)品認(rèn)知能力(四)不管是工廣還是外貿(mào)公司，作為外貿(mào)原單員必須對自己的產(chǎn)品了如指掌，包括產(chǎn)品生廣過程、產(chǎn)品的規(guī)格、嚴(yán)品的性能、產(chǎn)品的成本核算和報(bào)價(jià)等。

如果對產(chǎn)品不熟悉能單過程中，比加在生產(chǎn)線上，就無法發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的同題、或者在其他環(huán)節(jié)上，如果外鼎身不懂產(chǎn)品就很難說服其他人，或者很難判斷其他人的信息是否正確，這樣就會(huì)處于動(dòng)的境她。

同時(shí)，如果對產(chǎn)品不燕悉，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)同題時(shí)就會(huì)毫無對策、無法提出進(jìn)意見。

例如，當(dāng)我們向工廠就某種產(chǎn)品詢價(jià)時(shí)，如果我們事先對這種產(chǎn)品了解得很,就很難判斷工廠的價(jià)格是否合理，也就很難及時(shí)談到合適的價(jià)格。

"因此，作為一名優(yōu)秀的外貿(mào)跟單員，要想使自己的工作卓有成效，首先要熟悉所服的產(chǎn)品。

關(guān)于熟悉產(chǎn)品的建議有如下五點(diǎn):(1)如果是生產(chǎn)型企業(yè)要多到生產(chǎn)車間和樣品制作部門去;如果是外貿(mào)公司，也擠出時(shí)間多下工廠，多向操作工人和技術(shù)人員學(xué)習(xí)請教。

(2)如果是接手先前外貿(mào)跟單員的工作，通過整理以前與客戶溝通過的信函，就會(huì)解許多有關(guān)產(chǎn)品方面的知識。

(3)多向客戶請教。

客戶既然敢下訂單，說明其對產(chǎn)品還是有一定了解的，甚至非精通。

而外貿(mào)跟單員要做得比客戶更專業(yè)，把客戶當(dāng)傻瓜是最不明智之舉。

(4)多向前輩請教，如果還有其他外貿(mào)跟單員。

創(chuàng)造機(jī)會(huì)成為他們的朋友。

如果他們愿意傳授知識和經(jīng)驗(yàn)，那么你了解產(chǎn)品將會(huì)取得事半功倍的效果。

(5)勤做筆記，做個(gè)有心人。

將日常訂單跟蹤過程中的產(chǎn)品相關(guān)知識整理成文檔并默記于心。

(四)清醒的頭腦外貿(mào)跟單員每天接觸的訂單可能很多，而且各個(gè)訂單產(chǎn)品規(guī)格各不相同，下單時(shí)間不同，所處的狀態(tài)也不同。

這時(shí)就需要外貿(mào)跟單員保持清醒的頭腦，各項(xiàng)工作都要井然有序，知道什么工作是最緊迫的，分清輕重緩急。

有時(shí)會(huì)出現(xiàn)混淆同一個(gè)客戶的不同訂單同一個(gè)訂單的不同型號產(chǎn)品、不同訂單的同一個(gè)型號產(chǎn)品等情況。

一個(gè)公司可能有不同的產(chǎn)品，每種產(chǎn)品有不同的供應(yīng)商，每個(gè)供應(yīng)商有許多不同型號的產(chǎn)品訂單在操作，而且這些訂單處于不同的進(jìn)度，如果外貿(mào)跟單員不保持清醒的頭腦，很可能會(huì)張冠李戴，引起工作混亂。

(五)良好的工作習(xí)慣和工作態(tài)度一名優(yōu)秀的外貿(mào)跟單員要有端正的工作態(tài)度，平時(shí)工作要非常認(rèn)真、細(xì)致，因?yàn)樯杂胁簧骶蜁?huì)出錯(cuò)。

同時(shí)要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，要學(xué)會(huì)使用各種常用的辦公軟件，學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)各種各樣的表格來記錄自己的日常工作內(nèi)容，這樣才不會(huì)有遺漏。

以工作中最常用的辦公軟件Exeel為例，每名外貿(mào)跟單員都要結(jié)合自己的工作內(nèi)容和性質(zhì)，設(shè)計(jì)和建立各種相關(guān)的表格，按部就班地完成每一項(xiàng)工作。

每個(gè)細(xì)節(jié)不僅要做到心中有數(shù)，而且要記錄在表格中，通過表格，外貿(mào)跟單員的工作進(jìn)度和狀態(tài)就會(huì)一目了然(六)及時(shí)處理異常事件外貿(mào)跟單員的工作環(huán)節(jié)比較多，各個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

如果不及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更正，最后就會(huì)影響訂單產(chǎn)品的質(zhì)量和交期，進(jìn)而影響客戶對公司的印象。

當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常情況時(shí)要及時(shí)提出，要求相關(guān)人員或部門改正，并提醒其他人員注意這個(gè)同題。

如果出現(xiàn)的問題比較大，就要找相關(guān)負(fù)責(zé)人。

比如，如果是原材料出了問題，可以找采購，如果是生產(chǎn)過程中出現(xiàn)了質(zhì)量問題，可以找廠長;如果是出貨方面出了問題，可以找單證員等。

當(dāng)出現(xiàn)了較大的問題時(shí)，為了及時(shí)處理，找對人很重要，不要去找該事件的操作者,因?yàn)樗麩o權(quán)做決定，也拿不出處理辦法，這時(shí)就要去找負(fù)責(zé)人。

如果出現(xiàn)的是小問題，那么讓操作者解決就可以了，這時(shí)去找總經(jīng)理或企業(yè)負(fù)責(zé)人就顯得有點(diǎn)小題大做。

所以，為了應(yīng)對各種異常事件，外貿(mào)跟單員要找對人，花最少的時(shí)間，以最快的速度、最高的效率來處理各種間題。