了解單證知識以后，對外貿(mào)就有個清晰的流程概念了：1．外貿(mào)洽談前期，制作形式發(fā)票用于報價、交易參考或客戶申請進(jìn)口許可等。

2．交易確認(rèn)以后，制作外貿(mào)合同。

3．準(zhǔn)備交貨的時候，制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報關(guān)單，申請商檢放行單等報關(guān)出口。

4．報關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。

5．交貨付運(yùn)后，得到三證三副提單。

6．制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù)，如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。

7．憑收匯銀行水單、核銷單、報關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。

無論是否操作信用證，單據(jù)都比較重要。

外貿(mào)單證通常是成套的，即根據(jù)客戶的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。

單證制作的基本原則，是“單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時），同一套的單據(jù)間，在相同欄目的內(nèi)容一致。

比如，貨物的數(shù)量，無論在發(fā)票、裝箱單還是其他單據(jù)的數(shù)量欄中，填寫都應(yīng)一致，包括計量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標(biāo)志符號），發(fā)票中就不能顯示“N/M”（無嘜頭）。

此外，每份單據(jù)都會標(biāo)明出具日期，而外貿(mào)操作中對各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定，要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。

一般地，作為收款用的全套單據(jù)，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準(zhǔn)，來確定各單據(jù)的日期：發(fā)票（INVOICE）日期一般早于所有單證；裝箱單（PACKING LIST）一般與發(fā)票同日，必須在提單日之前；提單日（ON BOARD DATE）不能超過L/C規(guī)定的裝運(yùn)期；保單（INSURANCE POLICY）的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期，不能早于發(fā)票；產(chǎn)地證（C/O、FORMA）不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；商檢證（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日；受益人證明（BENEFICIARY CERTIFICATION）：等于或晚于提單日；船公司證明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提單日；匯票（DRAFT）日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。

單證是整個外貿(mào)交易的核心，一個簡單的單證錯誤很可能會造成重大損失，尤其是碰到市場波動，或者牽涉到商業(yè)糾紛的時候，單證錯誤容易成為對方手中的“把柄”。

不少業(yè)務(wù)員都有過慘痛的教訓(xùn)。

當(dāng)然，正常情況下，并不是每個錯誤都致命，業(yè)務(wù)員要學(xué)會評估事態(tài)，把握分寸，既不要掉以輕心，也不必事事大驚小怪。