(一)租船訂艙的程序根據(jù)海運(yùn)進(jìn)出口貨物代運(yùn)委托書(shū)的內(nèi)容繕制托運(yùn)單。

托運(yùn)單(Shipping Note，B/N)有的地方稱(chēng)為“下貨單”。

貨代接受托運(yùn)后，即可向承運(yùn)單位或其貨代辦理租船訂艙業(yè)務(wù)。

待承運(yùn)人(船公司)或其代理人簽發(fā)裝貨單后，貨運(yùn)代理機(jī)構(gòu)填制顯示船名、航次和提單號(hào)碼的“配艙回單”，連同裝貨單、收貨單一起交付進(jìn)口企業(yè)，托運(yùn)工作即告完成。

(二)注意事項(xiàng)(1)應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸、船期等情況，確認(rèn)供應(yīng)商的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到自己的交貨期要求。

應(yīng)在交貨期之前兩周向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面訂艙通知，通常在開(kāi)船一周前可拿到訂艙單。

(2)如果由供應(yīng)商支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨代或船公司咨詢(xún)船期、運(yùn)價(jià)、開(kāi)船口岸等。

經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠、信譽(yù)好、船期合適的船公司，并告知供應(yīng)商。

如供應(yīng)商不同意，要另選其認(rèn)可的船公司。

應(yīng)在開(kāi)船前兩周書(shū)面訂艙。

(3)如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，要向貨代訂散貨艙位。

拿到人倉(cāng)單時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間、入艙報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

(4)向運(yùn)輸公司訂艙時(shí)，一定要通過(guò)傳真、書(shū)面、電子郵件等發(fā)送訂艙單，注明所定船期、柜型及數(shù)量、目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。

小貼士盡量避免加載、退載和變載辦理訂艙手續(xù)時(shí)，力求準(zhǔn)確無(wú)誤，盡量避免加載(增加訂艙數(shù)量)、退載和變載的情況發(fā)生，以免影響承運(yùn)人和船代、貨代以及港務(wù)部門(mén)的工作。

(三)催裝貨物當(dāng)辦妥租船訂艙手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)將船名及船期通知供應(yīng)商，以便供應(yīng)商備貨裝船，避免出現(xiàn)船等貨的情況，必要時(shí)可向供應(yīng)商發(fā)出裝通知。