在印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文時,對正文和附件區(qū)分不清。

如,某文件標(biāo)題為《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×××文的通知》,正文中將“×××文”作為附件標(biāo)注編排。

又如,將多個部門、單位就某一事情已發(fā)的會議紀(jì)要、工作報告,作為文件的附件再次印發(fā),造成本級文件重復(fù)發(fā)文。

在行文前,不能準(zhǔn)確擬定主送機(jī)關(guān)。

如,黨委授權(quán)辦公室向下行文時,主送機(jī)關(guān)擬定為“市委各部委辦局,各縣(市、區(qū))委辦公室”。

又如,某單位在內(nèi)部行文時,將主送機(jī)關(guān)擬定為“各直屬單位,本單位各科室”。

怎樣做才準(zhǔn)確規(guī)范?。

關(guān)于附件。

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定,附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料;正文是公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。

從上述規(guī)定可以看出,附件和正文有著嚴(yán)格的界限。

實踐中,我們需要重點(diǎn)把握以下幾點(diǎn)：。

一是分清正文和附件。

印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文時,需要使用通知文種。

印發(fā)類通知主要用于印發(fā)本機(jī)關(guān)擬制的、不能單獨(dú)行文的公文;轉(zhuǎn)發(fā)類通知主要用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;批轉(zhuǎn)類通知主要用于上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)下級機(jī)關(guān)的公文。

由此可見,所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件與印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知共同組成一份公文,應(yīng)該作為主件而不是附件。

在正文中已經(jīng)寫明報送、上報等內(nèi)容的文件,且已在標(biāo)題中說明,無需作附件標(biāo)注。

比如《×××廳關(guān)于報送2015年工作總結(jié)的報告》,不能將2015年工作總結(jié)作為附件。

二是規(guī)范標(biāo)注附件說明。

附件說明是公文附件的順序號和名稱。

在具體操作中,會出現(xiàn)不規(guī)范標(biāo)注的情況。

如某縣黨委發(fā)文時,在附件說明處標(biāo)注“附件隨后”“附件3份”“附件列后”等,還有的文件在公文正文中寫有“(附件附后)”,這些都是不規(guī)范的。

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定,如有附件,在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,后標(biāo)全角冒號和附件名稱。

如有多個附件,使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(如“附件：1.×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

附件名稱較長需回行時,應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱首字對齊。

三是著力減少發(fā)文、轉(zhuǎn)變文風(fēng)。

精簡文件,不但要嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量,也要嚴(yán)格控制文件篇幅。

因此,在審核公文時,要注意文件篇幅過長、重復(fù)發(fā)文等現(xiàn)象,恪守把關(guān)之責(zé),敢于提出審核意見。

開頭問題中提到,“將已發(fā)的專題會議紀(jì)要、工作報告,作為文件的附件再次印發(fā)”。

筆者認(rèn)為,為了精簡文件,同時也便于收文單位更好地理解、貫徹文件,對已發(fā)文件,如有必要,可以在文件中適當(dāng)引用強(qiáng)調(diào),重申要求,不要再作為附件一印了之。

關(guān)于主送機(jī)關(guān)。

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定,主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

向上級機(jī)關(guān)的行文,原則上主送一個機(jī)關(guān)。

向下級機(jī)關(guān)的行文,主送需要貫徹執(zhí)行、辦理公文和應(yīng)當(dāng)知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)。

普發(fā)性公文的主送機(jī)關(guān)應(yīng)保持相對穩(wěn)定性,一般不能隨意變動。

要準(zhǔn)確把握和標(biāo)注主送機(jī)關(guān),需要注意以下幾方面：。

一是選準(zhǔn)主送對象。

主送機(jī)關(guān)的確定,離不開行文關(guān)系。

區(qū)分領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)關(guān)系、管理關(guān)系、協(xié)作關(guān)系等之后,才能根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文的方向,然后再定向什么機(jī)關(guān)、單位主送。

比如,黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文,也可以依據(jù)職權(quán)相互行文。

前者是指導(dǎo)關(guān)系,可以向其發(fā)文部署工作任務(wù),后者就是不相隸屬關(guān)系,可以相互發(fā)布、傳達(dá)要求周知或者執(zhí)行的事項。

再如,受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文,只能主送一個,視情況可抄送另外一個,不能同時主送兩個。

二是規(guī)范名稱表述。

主送機(jī)關(guān)常見的標(biāo)注形式有：。

全稱。

如“XX省人民政府”,就是全稱。

只要主送機(jī)關(guān)名稱不是很長,一般采用全稱。

規(guī)范化簡稱。

比如,XX省工業(yè)和信息化委員會,規(guī)范簡稱是“XX省工業(yè)和信息化委”或“省工業(yè)和信息化委”,而不是“XX省工信委”或“省工信委”。

統(tǒng)稱。

即同級或者同類型機(jī)關(guān)概括性的總稱,一般用于下行文。

工作中,較常見的是主送給同一級的各單位,如,各省(自治區(qū)、直轄市)黨委,中央各部委等。

主送機(jī)關(guān)的順序一般按照重要程度排列。

我們一般按照先外后內(nèi)、黨政軍群的順序排列,通常是同類型機(jī)關(guān)內(nèi)同級機(jī)關(guān)之間用頓號分隔,不同類型機(jī)關(guān)之間用逗號分隔。

開頭問題中所指的辦公室經(jīng)黨委授權(quán)向下級行文,建議改為“各縣(市、區(qū))黨委,市委各部委,市直機(jī)關(guān)各單位黨組,各人民團(tuán)體黨組”。

開頭問題中所指的單位內(nèi)部行文問題,主送機(jī)關(guān)可以規(guī)范為“機(jī)關(guān)各科室,各直屬單位”,做到分類明晰、使用一致即可。

三是掌握特殊情況。

有的無須標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

一些文種,比如,決議、命令(令)、公告、通告、公報、紀(jì)要,通常是不需要標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的,決定、意見可以標(biāo)也可以不標(biāo)(黨的機(jī)關(guān)公文一般不標(biāo))。

有些無主送機(jī)關(guān)的公文,一般要確定印發(fā)傳達(dá)范圍,比如,公開發(fā)布、發(fā)至縣級等。

有的主送機(jī)關(guān)標(biāo)注較靈活,比如,有的公文發(fā)至特定范圍或部分單位,可以只標(biāo)注需要受文的機(jī)關(guān)、單位。

只主送一個或者幾個單位的,應(yīng)將單位名稱一一列出。

主送部分同類同級單位的,比如,市委有關(guān)部委、市直機(jī)關(guān)有關(guān)單位等,要在附件標(biāo)出具體單位,或是提供受文單位名單。

有的主送機(jī)關(guān)較多。

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定,主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時,應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時,應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)的上一行,之間不加分割線。