外貿(mào)單證是外貿(mào)交易中。

不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

熟練掌握外貿(mào)單證的流程。

才有助于保障。

外貿(mào)交易的安全、順利進(jìn)行。

不過。

外貿(mào)單證相關(guān)知識(shí)點(diǎn)較多。

要熟練掌握還真是不容易。

別擔(dān)心！。

今天用淺顯易懂的方式。

為大家介紹外貿(mào)單證的完整流程。

以及5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防范建議。

希望對(duì)正在做外貿(mào)行業(yè)的朋友。

能夠有所幫助。

外貿(mào)單證流程。

1。

客戶詢盤。

一般在客戶下Purchase Order （一般簡(jiǎn)稱為PO）之前,都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部,做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2。

報(bào)價(jià)。

業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人詢盤,確定貨物品名、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等,制作成正式報(bào)價(jià)單Quotation給客戶。

報(bào)價(jià)單需要用你司抬頭以及注明客戶信息,也別忘了注明報(bào)價(jià)的有效期。

因?yàn)閰R率和原料價(jià)格的波動(dòng),報(bào)價(jià)可能視情況進(jìn)行調(diào)整,因此注明報(bào)價(jià)有效期為以后調(diào)價(jià)做好鋪墊。

3。

接收訂單。

經(jīng)過洽談,客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)后會(huì)發(fā)送訂購(gòu)單Purchase Order給業(yè)務(wù)員,并要求業(yè)務(wù)員制作形式發(fā)票Proforma Invoice（一般簡(jiǎn)稱為PI）。

業(yè)務(wù)員制作完P(guān)I,發(fā)給客戶確認(rèn)。

4。

準(zhǔn)備生產(chǎn)訂單。

得到客人的訂單確認(rèn)后,開始準(zhǔn)備給工廠下單。

5。

業(yè)務(wù)審批。

按照一般的公司流程,業(yè)務(wù)部收到訂單后,制成訂單明細(xì),連同客戶訂單復(fù)印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進(jìn),沒有跟單員的公司,業(yè)務(wù)員自行跟進(jìn)。

6。

下達(dá)生產(chǎn)通知。

業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：。

①如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,然后業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯(cuò)誤,交貨期能否保障及其它可能的問題,如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

②如果是T/T付款的客戶,要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

③如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經(jīng)理確認(rèn)。

7。

驗(yàn)貨。

①在交貨期前一周,要通知驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

②如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。

③如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的,要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。

確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

8。

制備基本文件。

根據(jù)工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單等文件（一般由業(yè)務(wù)跟單員制作,交給單證員）。

9。

商檢。

如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品,在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求,并提供出口合同,發(fā)票等商檢所需資料。

而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。

應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10。

租船訂倉(cāng)。

①如果給客戶的報(bào)價(jià)是基于FOB條款,通?？腿藭?huì)指定貨代。

盡早與貨代聯(lián)系,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。

應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉(cāng)通知（SHIPPING ORDER,簡(jiǎn)稱SO）,通常在開船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

②如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi),應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期,運(yùn)價(jià),開船口岸等。

經(jīng)比較選擇價(jià)格優(yōu)惠信譽(yù)好船期合適的船公司,并通告給客人。

如客人不同意要另選客人認(rèn)可的船公司。

開船前兩周書面定倉(cāng),程序同上。

③如果貨物不夠一個(gè)小柜需走散貨時(shí),向貨代公司定散貨倉(cāng)位。

拿到入倉(cāng)紙時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

11。

安排拖柜。

①貨物做好并驗(yàn)貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。

拖車公司應(yīng)選擇安全可靠,價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作,以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。

要給拖車公司提供以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書/放柜紙,船公司,定倉(cāng)號(hào),拖柜委托書,注明裝柜時(shí)間,柜型及數(shù)量,裝柜地址,報(bào)關(guān)行,及裝船口岸等。

如果有驗(yàn)貨公司看裝柜,要專門聲明不能晚到。

并要求回傳一份上柜資料,列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等。

沒有長(zhǎng)期合作的拖車公司也可讓貨代安排貨運(yùn)事宜并在向貨代支付本地費(fèi)時(shí)一并支付提貨相關(guān)費(fèi)用即可。

②發(fā)送一份裝車資料給工廠,列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

③要求工廠在貨柜離開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等,并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。

要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12。

委托報(bào)關(guān)。

在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行,委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。

通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。

委托報(bào)關(guān)時(shí),應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸,船公司,定倉(cāng)號(hào),柜號(hào),船開截關(guān)時(shí)間,拖車公司,柜型及數(shù)量,本公司的聯(lián)系人和電話等。

13。

獲得運(yùn)輸文件。

①最遲在開船后兩天內(nèi),要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運(yùn)公司或貨代。

補(bǔ)料要按L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數(shù)量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

②督促船公司盡快出提單樣板及本地費(fèi)用帳單。

仔細(xì)核對(duì)提單樣本無誤后,向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。

如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

③及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)等本地費(fèi)用,付款后通知船公司及時(shí)取得提單正本等運(yùn)輸文件。

14。

準(zhǔn)備其他文件。

①商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中,對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。

發(fā)票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。

發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。

L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來,要顯示嘜頭。

如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證,一般要提前20天辦理。

②FORM A原產(chǎn)地證書：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。

需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發(fā)票日期之后。

未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書,需提供報(bào)關(guān)單,提單等文件。

經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物,FORM A證書通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽,證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

目前市面上有許多代辦FORM A證的服務(wù),可根據(jù)需要找人代辦。

注意：FORM A,就是普惠制原產(chǎn)地證明書,它是具有法律效力的我國(guó)出口產(chǎn)品在給惠國(guó)享受在最惠國(guó)稅率基礎(chǔ)上進(jìn)一步減免進(jìn)口關(guān)稅的官方憑證。

目前給予我國(guó)普惠制待遇的國(guó)家共38個(gè)。

③一般原產(chǎn)地證 (CO,也就是certificate of origin)：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理,要求低一些。

可在發(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。

如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

目前市面上有許多代辦原產(chǎn)地證的服務(wù),費(fèi)用一般在100-200元之間,可根據(jù)需要找人代辦。

④裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi),要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié),包括船名,航班次,開船日,預(yù)計(jì)抵港日,貨物及數(shù)量,金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等。

有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如報(bào)告書,發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

⑤裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。

要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。

按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。

要顯示嘜頭和箱號(hào)以便于客人查找。

裝箱單的重量,體積要和提單相符。

15。

交單。

①采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)備齊全部單證并嚴(yán)格審單,確保沒有錯(cuò)誤才交銀行議付。

②采用T/T收匯的,在取得提單后馬上電郵提單復(fù)印件給客人付款,確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件（PI,PL,FORMA或CO）寄給客人。

切勿在沒有收到尾款時(shí)就將正本寄給客戶,客戶一旦拿到提單正本便可以從目的港提貨,增加了供應(yīng)商收款的風(fēng)險(xiǎn)。

付款條款是100%T/T in advance的客戶,可以在發(fā)貨前就和貨代溝通選擇提單電放服務(wù)。

16。

業(yè)務(wù)登記。

每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記,便于以后查詢統(tǒng)計(jì)等。

17。

文件存檔。

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防范建議。

1.了解清楚相關(guān)法律法規(guī)。

●。

為了整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序,國(guó)家制定了一系列進(jìn)出口法律法規(guī),因此,正確掌握和運(yùn)用這些法律法規(guī)可以規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)的運(yùn)作,起到積極有效的防范作用。

在出口業(yè)務(wù)中,運(yùn)用《涉外經(jīng)濟(jì)合同法》、《對(duì)外貿(mào)易法》、《海關(guān)法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《出口收匯核銷管理辦法》、《出口貨物退（免）稅若干問題的規(guī)定》、《商品檢驗(yàn)法》等法律法規(guī)的有關(guān)條款進(jìn)行比照,分析本筆出口業(yè)務(wù)的不規(guī)范之處和風(fēng)險(xiǎn)大小,最后決策運(yùn)作與否。

2.進(jìn)行資信調(diào)查。

●。

在對(duì)外貿(mào)易時(shí)選擇交易對(duì)象非常重要,需要慎重考察對(duì)方身份的真實(shí)性,查清對(duì)方的資信情況。

如看營(yíng)業(yè)執(zhí)照的正本和副本,并對(duì)正本、副本的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證；考察對(duì)方資產(chǎn)信用的真實(shí)性和履約能力,了解其開設(shè)的基本帳戶和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況,如生產(chǎn)加工能力、出口許可、原材料供應(yīng)、貨源等。

當(dāng)事人的資信情況關(guān)系到其有無承擔(dān)債務(wù)責(zé)任的能力和有無履約誠(chéng)意。

3.運(yùn)用規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段。

●。

為防止信用證欺詐,作為出口商應(yīng)盡量使用C組貿(mào)易術(shù)語(yǔ)（如：CFR、CIF、CPT、CIP等）。

另外,要嚴(yán)格審核單證,加強(qiáng)對(duì)假冒信用證、“軟條款”信用證的識(shí)別,一旦發(fā)現(xiàn),應(yīng)提出修改信用證。

4.簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?/p>

●。

如在合同里面訂立品質(zhì)條款、認(rèn)證條款、價(jià)格條款、檢驗(yàn)條款、索賠條款、支付條款、運(yùn)輸條款、定出詳盡的規(guī)格、要求等,并要求對(duì)方出具法人代表或委托書簽字的文書。

5.保存好各類單證。

●。

建議出口企提前制定單證保管制度,把外貿(mào)單證按照年份、進(jìn)出口、關(guān)區(qū)等規(guī)則分門別類歸入相應(yīng)的檔案盒,從接單開始到催款對(duì)賬,均做好審查把關(guān),保留好書面文件。