今天和大家聊下訂艙流程,在國際貿(mào)易中,由誰訂艙及支付運費,和采用的貿(mào)易術(shù)語相關(guān),按照慣例,采用CIF、CFR、CPT、CIP、DAP、DAT、DDP等價格成交,由賣方訂艙及支付運費;采用FOB、FCA、FAS、EXW等價格成交,則應(yīng)由買方訂艙并支付運費。

而在實際工作中,由于買方身處外國交流不便,經(jīng)常是由買方先指定船公司及相關(guān)訂艙信息,但實際的訂艙工作還是委托出口方來辦理。

一般來說,如果是發(fā)貨方幫客戶走海運,跟單員應(yīng)在客戶安排尾款后盡早向貨代詢問船期、海運費(出貨前兩周),一般要給貨代提供以下幾個信息：。

起運港、目的港、柜型和柜子的數(shù)量、。

貨物種類、指定船公司、重量(有些船公司超過了18噸就要收超重費)、。

出貨的日期,在獲取價格的同時,。

也要關(guān)注船期的長短和價格的有效期,。

在貨物裝柜前一、二周,把invoice、packing list、booking給貨代(貨代預(yù)先給booking的模板),booking上面要填寫發(fā)貨人(shipper)、收貨人(consignee)、通知人(notify)、起運港、目的港、柜型、嘜頭、品名、數(shù)量、重量、方數(shù)、運費預(yù)付或者到付、蓋上公章,傳真給貨代,貨代用booking拿去船公司訂艙,訂艙確認后船公司發(fā)蓋章的SO,如果客戶要求申請14天免堆期,要在booking上注明,有做信用證的最好也把信用證也發(fā)貨代一份。

收到SO要核對一下柜型和柜數(shù)是否正確,發(fā)SO給拖車行,拖車行憑SO到碼頭打提柜單提柜,打單后會產(chǎn)生柜號和封條號,提前一天和拖車行預(yù)約好并說明裝柜時間、柜型、數(shù)量、報關(guān)行、裝柜地址、工廠聯(lián)系人及電話。

(SO主要內(nèi)容有：起運港、目的港、船名、航次、柜型、截關(guān)時間closing time、截提單補料日期cut off date、開船時間,且每張有唯一號碼,SO上的截關(guān)日期必須是在做柜日期后)。

如果我們是做FOB條款,通?？蛻魰付ㄘ洿虼?。

一般客戶的貨代會主動聯(lián)系我們,在出貨前一周向貨代要booking的標準格式,填好booking后向船公司訂艙。

FOB的碼頭費用要事先和指定貨代確認好,以免貨代把不必要的費用轉(zhuǎn)嫁給發(fā)貨人。

如果我們只做EXW,客戶的貨代會預(yù)先要求我們把產(chǎn)品的裝箱單發(fā)給他,這個裝箱單只是為了說明貨物的信息方便貨代研究運輸方案,品名最好附上中文。

裝柜(開船前4-5天)。

1. 裝貨前,要最后一次和倉管確認貨物已全部備齊,貨物擺放位置,產(chǎn)品的數(shù)量是否準確。

如果客戶或者第三方檢驗公司要來監(jiān)裝,必須事先預(yù)約好,盡量讓監(jiān)裝人員在柜子來之前趕到。

(在監(jiān)裝人員沒有來到現(xiàn)場前,一般是不可以開始裝柜,或者可以先裝一小部分)。

2. 要求拖車公司提柜時候一定要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方,并要求發(fā)一份資料給到跟單聯(lián)系人,注明單號,柜號,車牌號,司機及聯(lián)系電話。

3. 出貨前一天通知倉庫管理員,有幾個柜子,什么時間來裝什么貨物,安排人手裝柜,預(yù)算裝柜的時間,了解的貨物的體積、尺寸和性質(zhì),擬定裝柜方案,列出裝柜清單。

(注意：計算裝柜方案時要考慮貨柜的平衡(重量要平均),柜尾最好擺放海關(guān)易通過的貨物)。

4. 聯(lián)系貨代和貨柜司機,問貨柜什么時候到廠,到廠后,先核對貨代發(fā)來的拖車車牌號、柜號以及封號,復(fù)印司機身份證。

5. 裝柜全程要照相：車牌柜號-空柜開柜-開始裝貨-貨物裝到一半-裝柜完畢-封條-封柜(開門-半開-關(guān)門)。

拍照是出貨的最好證明,為了避免后期貨物到港,客戶投訴貨物缺失或者損壞,最好每裝一個種類的產(chǎn)品都拍照,證明貨物是完好的。

6. 拍照的同時,還需要由倉管或者專門的記錄員,記錄在貨柜的什么位置,裝了哪些貨物,貨物的實際裝柜數(shù)量、包裝數(shù),同時也要記錄車牌號、柜號、封條號。

(這些數(shù)據(jù)用于填寫報關(guān)裝箱單)。

有時候,海關(guān)查柜要知道貨柜靠門的位置放了什么貨物,所以最后放了什么東西要特別留意。

7. 裝完柜子,跟單員確定封條已經(jīng)封緊柜子。

倉管同業(yè)務(wù)員確認柜子是否可以離廠,還是說要等客戶打款。

8. 將裝柜照片進行整理,命名,作為裝柜資料發(fā)給業(yè)務(wù)員,業(yè)務(wù)員發(fā)給客戶查看。

9. 還柜到碼頭,取得重柜紙,更新貨物實際的過磅重量和體積,交報關(guān)行。

10. 工廠有任何出貨都要寫出貨單,寫明貨物的明細,并讓司機簽名。

海運單據(jù):。

1.補料：貨柜裝船后,柜子由報關(guān)行報關(guān)后 ,按時交放行條給船公司,船公司就會被安 排配船,出提單(bill of loading)。

配船 前,跟單做好SI(補料資料Shipping Instru ction)發(fā)給貨代的配船負責(zé)人,因為第一次 的BOOKING上面的內(nèi)容只是大概,所以要 提供補料確認最后提單上的詳細內(nèi)容,SI上 著重要確認的是收貨人的信息,且貨物信息 要求同裝箱單的一致。

補料之后貨代會發(fā)來 一份補料COPY件,用于確認提單的顯示信息。

另外一種為一次性補料,即要求配船的補料資料就是客戶提單顯示信息,之后如果客戶信息要求修改,需要收取改單費用。

2.對單：貨物上船后,船公司會給到貨代一 份真正由船公司出示的,有提單號及船公司 名稱的提單COPY件確認提單信息。

貨代把cop y件發(fā)給出貨人,出貨人首先要自己核對信息 ,同時發(fā)email給國外客戶確認提單信息無誤 后,讓船公司開出正本提單安排寄出至我司 (一般船開2天后,就會出正本提單)。

除了 確認收貨人的信息,同時也要客戶確認通知 方、貨物描述、金額,這些信息都會影響到 客戶的清關(guān),不同國家不同港口的客戶會有 不同的要求。

注：由于時差問題,有時候無法當天即刻聯(lián)系到國外客戶,在booking前就已經(jīng)要問到客人的詳細consignee information,包含公司名、地址、聯(lián)系人、電話號碼,注意公司名一定是直接收貨人,有時候客人請了其他清關(guān)代理去收貨清關(guān),這時候填寫客戶自己的公司名無效;電話號碼要確保正確無誤,可以打通,船公司會預(yù)先打電話確認號碼是否真實存在。

為了確?？梢噪S時聯(lián)系上客人,最好有客戶的手機號或者聊天方式。

3.開debit note：船公司經(jīng)由貨代發(fā)來debit note,出貨人付運費到指定賬戶(運費都是一美金結(jié)算,事先和船公司談好匯率),或者直接讓國外客戶付款,船公司收到款后,放正本提單。

4.運輸文件：除了正本提單,客人也需要最基本的PI、CI、PL原件作為進口清關(guān)單據(jù),CI和提單上面的客戶信息要一致,制作商業(yè)發(fā)票前,要問客人對發(fā)票的內(nèi)容是否有什么要求,特別是品名描述和金額,是否需要翻譯成其他語言,是否需要其他單據(jù)如原產(chǎn)地證;裝箱單要以實際裝貨數(shù)量為準,所有海運單據(jù)先email發(fā)電子版給客人確認,再打印出來蓋章簽字快遞寄給客戶。

總之,PI、CI、BL的所有相關(guān)信息要單單一致!。

5.寄單：業(yè)務(wù)員要問先到客人的詳細寄單地址(有時候客人的寄單地址不一定是他們的公司地址),同時也可以問問客人要求寄哪個快遞公司,寄單的時候把快遞單和單據(jù)拍照發(fā)給客人,證明我們已經(jīng)將單據(jù)寄出,并把快遞單號發(fā)給客人,方便客人查詢快遞進度。

同時,把所有單據(jù)的電子版發(fā)email給客人留底。

過一段時間,要問客人是否收到快遞的單據(jù)。

6.開船后,發(fā)shipping advice給客人,告訴客人船名、航期、ETD和ETA等。

業(yè)務(wù)員可以在船公司的網(wǎng)站上面查詢柜子的運輸情況,柜子快到港時,要提前提醒客人做好提柜和清關(guān)的準備。

業(yè)務(wù)員可以提前讓貨代查詢客人目的港的費用,一般包括船公司費用、關(guān)稅和清關(guān)費用,提前告知客人,讓客人有所準備。

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