最常見的服裝外貿(mào)跟單流程。

樣板單處理-成本核算及報價-接單-算料-面輔料采購-庫存與倉管-安排生產(chǎn)-出貨方式和船期-出裝箱單-報商檢出口-追收貨款。

一、 首先是從板單跟起。

1.翻譯：接到外國客人板單先對進(jìn)行文字處理,翻譯成中文。

2.檢查：進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單,看清楚客人要求。

A.首先是主料,如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色,弄清楚是否有特別要求,比如磨毛、絲光,防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布）。

B.看需要何種輔料,包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指,如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。

整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用,如沒有速下單訂購。

3.制作工藝單：要注明面輔料要求,洗水方式,用線要求,縫制要求,印、繡花及其它處理,交板日期等。

4.交接板房：完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板。

5.樣衣制作與洗水、后整：板房做好樣衣后交給桿單元安排洗水,查看樣衣符合各項(xiàng)要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。

洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房做后整。

6.樣衣寄送：板房整理好樣衣檢查輔料齊全,尺寸無誤后交給跟單員。

跟單員要核對無誤寄給客人。

二、成本核算及報價。

1.填寫核價單：跟單員寄出樣板同時要安排進(jìn)行核價,并填寫核價單,在填寫核價單時一定要認(rèn)真,清晰、力求準(zhǔn)確（核價單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬,用量,單價,印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費(fèi),洗水費(fèi),出貨運(yùn)輸文件費(fèi),以及利潤等一覽表。

2.核實(shí)生產(chǎn)難度：核實(shí)板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度,主要是與布廠同事溝通,落實(shí)確定后明確面料價格資料,方便用料的價格核算。

3.算產(chǎn)量與加工費(fèi)：跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對照,進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算和報價。

4.匯總核算成本。

樣板單到此才算跟完。

三、接單。

一般來說,報完價后,如客戶覺得價格接近或者是可以接受,會給出目標(biāo)價, 大貨大約的數(shù)量,要求先安排定織胚布,打LID色板和安排再起確認(rèn)樣板。

起確認(rèn)樣板時關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量,因此跟單員經(jīng)手的資料務(wù)必要準(zhǔn)確,與客戶要求一致,才能保證樣品及時得到確認(rèn),避免重復(fù)返工。

大貨生產(chǎn)常做的幾種樣板（sample）。

1.頭板（proto-sample）,一般來說頭板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但當(dāng)有配色時,一定要搭配合適才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.推銷板或大板（Salesman sample）作為大板,顏色要對,輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好。

因?yàn)橐话銇碚f,大板是客人用于展銷會的展辦,目的為了將之前所做出的新款式,通過展銷辦獲得定單。

如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費(fèi)。

3.生產(chǎn)板（PP-sample）,為了保證大貨的準(zhǔn)確性,在裁剪前,做給客戶看的樣板,代表大貨質(zhì)量,也是客戶對大貨的檢驗(yàn)。

4.影相板,又叫照相板（Photo-sample）,一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴(kuò)大宣傳,增加銷售量的樣辦,主要看款式,外觀效果要好,一定要起到門面作用。

5.齊色齊碼板（Size set sample）,此項(xiàng)要求只是對于特定客的訂單,大貨下來后,該客戶會要求先安排做跳碼板（可以代用布和物料）,待跳碼板確認(rèn)后,再做正確大貨布齊色齊碼板給客確認(rèn)OK后才可開裁。

6.洗水樣板,這個一般由跟單員自己批核,洗水要求要跟客人要求。

并要保證成衣水洗尺寸,必須提前做好面料縮水率測試。

如果洗水差異跟客人樣板出入較大返洗又實(shí)在無法達(dá)到客人要求的就挑出落色辦給客人批核確認(rèn)。

并跟客人解釋溝通以得到客人認(rèn)可。

7.船頭板（Shipping sample）,大多數(shù)客戶船頭辦要求板房在出貨前6~10天做好或從大貨里挑選,船頭板原則該并入大貨收費(fèi),寄出船樣的細(xì)碼單并入大貨交給財務(wù)出據(jù)發(fā)票,跟單員應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)回收貨款。

四、定單的執(zhí)行。

在和客戶正式簽定定單合同,并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后,要下達(dá)生產(chǎn)通知單,生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確,并在指令下達(dá)后落實(shí)相關(guān)部門在合理的時間內(nèi)接收到了正確的指令,并已開始執(zhí)行。

向生產(chǎn)部要生產(chǎn)計(jì)劃,監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行,保證其順暢。

如有客戶資料未到時,要及時與相關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解,做出最合理的生產(chǎn)計(jì)劃。

五、確認(rèn)。

在合同簽定后,對于跟單員來說,確認(rèn)工作是最重要的。

在安排確認(rèn)時,要掌握以下幾條原則：。

1.首先確認(rèn)生產(chǎn)計(jì)劃,要清點(diǎn)好主、輔料是否齊備,核對好來料顏色是否一致,保證生產(chǎn)按期順利開始。

2.監(jiān)督和督促生產(chǎn)計(jì)劃,確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示,書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的責(zé)任人,并已得到認(rèn)真執(zhí)行。

3.核對所有來料,與客戶確認(rèn)意見一致。

4.要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數(shù)量,如出現(xiàn)變更,要在第一時間內(nèi)通知生產(chǎn)部門,減少不必要的損失。

六、定單的跟蹤。

在定單的執(zhí)行過程中,要準(zhǔn)時填報生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)表,及時給客戶報告生產(chǎn)進(jìn)度,并要及時匯總資料,整理訂單,避免出現(xiàn)疏漏的地方,并及時與客戶和生產(chǎn)部門溝通,對出現(xiàn)的意外情況要及時處理,如上報、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補(bǔ)救措施等。

七、出貨。

跟單員應(yīng)提前6~7天提供商檢資料給船務(wù),并與客戶協(xié)商最后入倉期,跟進(jìn)裝箱單,入倉紙,出口證等出貨資料,及時安排出貨,如對于箱嘜、條形碼、包裝袋有不同要求,應(yīng)當(dāng)引起注意,并以書面形式下達(dá)給包裝部：。

1.制定時間表：出貨時間、數(shù)量、入貨時間,及時通知相關(guān)部門（根據(jù)入貨通知時間及時安排發(fā)貨,如不能保證交貨,及時同船運(yùn)公司或客戶協(xié)商處理）。

2.訂艙、報關(guān)。

3.辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。

4.船樣及相關(guān)事宜,船樣一般在大貨出貨前6~10天給客戶寄出。

出貨程序可概括為：。

(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求,按時,按質(zhì),按量地備好貨物。

(2)催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。

對安全收匯有保障,因它是銀行信用。

(3)訂倉裝船：貨物備妥,L/C沒問題后,我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,租船訂倉和裝船的階段。

A.貨柜選擇：。

根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。

常用的有：。

20’柜：29 – 30立方/17.5噸；。

40’柜：58 – 61 立方/22.5噸；。

40’H ：68 –71立方/27.5噸。

B.制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。

應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號,嘜頭等。

C.跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。

協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。

貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝, 指導(dǎo)貨物的擺放。

如一個柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一兩箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后,跟單員要及時按L/C、合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。

 要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。

出口單據(jù)主要有：匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時送交了銀行,我們就可及時收到貨款了。

單據(jù)要求：正確,完整,及時,簡明,整潔。

八、發(fā)票的開具及貨款回收。

跟單員負(fù)責(zé)出貨后跟進(jìn)發(fā)票的開具,由跟單員負(fù)責(zé)提供出貨裝箱單及定單合同交給財務(wù)部統(tǒng)一開具發(fā)票。

跟單員負(fù)責(zé)及時督促客戶辦理,加快公司的資金周轉(zhuǎn)。

另對于信用證結(jié)算的客戶,由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證,單證員負(fù)責(zé)對信用證的內(nèi)容進(jìn)行審核；電匯方式結(jié)算的,要在發(fā)貨后,及時督促客戶付款,避免壞帳損失的發(fā)生。

九、跟單員報帳。

對于費(fèi)用方面的報帳：差旅費(fèi),出差歸來后,要及時報帳,具體按公司文件執(zhí)行；其他費(fèi)用的報帳,力求在費(fèi)用發(fā)生的當(dāng)月進(jìn)行報帳,避免費(fèi)用跨月報帳,影響公司及部門的利潤核算。