什么是外單？外單是指外貿(mào)業(yè)務(wù)中,買(mǎi)賣雙方在合同以外簽訂的一張單據(jù),也被稱作“商業(yè)發(fā)票”。

外單通常用于記錄貨品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等方面的信息,同時(shí)包含著雙方的買(mǎi)賣意愿以及相關(guān)售后服務(wù)要求。

在大宗商品貿(mào)易中,外單的打印成本是很昂貴的,因此外單一般極為簡(jiǎn)單,內(nèi)容都隨口或手寫(xiě)而來(lái)。

外單在貿(mào)易業(yè)務(wù)中的流程1. 商務(wù)談判階段。

在商務(wù)談判階段,買(mǎi)賣雙方會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的商務(wù)談判,確定貨品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期限、支付方式、運(yùn)輸方式、合同操作流程,以及必要的索賠、違約等規(guī)定。

2. 合同簽署階段。

當(dāng)商務(wù)談判成功后,買(mǎi)賣雙方會(huì)將達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容書(shū)面化為合同。

合同是在雙方協(xié)商和簽訂之后發(fā)生的一些問(wèn)題需要以此分析。

合同內(nèi)容通常包括以下幾個(gè)方面：產(chǎn)品描述、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、發(fā)貨地點(diǎn)、交付方式、支付方式、保修期、協(xié)議終止條款、爭(zhēng)議解決條款等。

3. 訂單確認(rèn)階段。

在簽訂了合同后,買(mǎi)方或賣方需要通過(guò)電子郵件或傳真向?qū)Ψ酱_認(rèn)訂單,并相互核實(shí)訂單的內(nèi)容是否正確。

訂單確認(rèn)一般包括：訂購(gòu)貨物的種類、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、運(yùn)輸方式等數(shù)據(jù)以及配合售后服務(wù)及通訊方式。

4. 外單簽署階段。

當(dāng)訂單確認(rèn)后,賣方需要為買(mǎi)方準(zhǔn)備好“外單（商業(yè)發(fā)票）”。

外單一般包括：商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。

外單可以根據(jù)合同的數(shù)量多次生成,隨貨物一起運(yùn)走。

買(mǎi)賣雙方在交貨后須一起簽字確認(rèn),并由賣方提供正式的發(fā)票。

完成售后接口的流程。

外單的作用外單在貿(mào)易業(yè)務(wù)中起著非常重要的作用,包括以下幾個(gè)方面：。

1. 作為證明貨物交易真實(shí)性的有效證件。

外單作為交易時(shí)買(mǎi)賣雙方之間的唯一交易憑證和貨物運(yùn)輸過(guò)程的核對(duì)憑證,被證明是貨物交易真實(shí)性有效證件,有助于雙方之間建立良好的信任關(guān)系,監(jiān)控貨物運(yùn)輸質(zhì)量和進(jìn)程。

2. 幫助買(mǎi)賣雙方準(zhǔn)確確認(rèn)交易細(xì)節(jié)。

外單可以提供詳細(xì)的商品描述、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息,有助于買(mǎi)賣雙方準(zhǔn)確確認(rèn)交易細(xì)節(jié),避免出現(xiàn)誤解或糾紛。

3. 方便財(cái)務(wù)結(jié)算。

外單可以作為海關(guān)清關(guān)、銀行匯票、保險(xiǎn)理賠等業(yè)務(wù)的依據(jù),方便財(cái)務(wù)結(jié)算。

在外貿(mào)中,一旦貨款結(jié)算時(shí)出現(xiàn)爭(zhēng)議或糾紛,外單則可以作為證明交易的有效憑證。

外單的注意事項(xiàng)1. 僅可在交貨時(shí)（如出口）或收到貨物（如進(jìn)口）時(shí)蓋章簽字確認(rèn)。

2. 對(duì)于不同國(guó)家和地區(qū),外單的要求各不相同,因此需要對(duì)不同國(guó)家和地區(qū)的商業(yè)發(fā)票要有特別的注意和處理。

3. 外單應(yīng)與合同內(nèi)容一致,若出現(xiàn)差異,雙方協(xié)商修改。

4. 外單內(nèi)容必須合理、精準(zhǔn)、規(guī)范,避免出現(xiàn)信息不全、錯(cuò)誤等問(wèn)題。

5. 外單是貨物交易的重要憑證,應(yīng)加強(qiáng)保管和管理,避免意外丟失或被盜取。