什么是訂艙：訂艙是貨物托運(yùn)人或其代理人,向船舶公司或港口代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行預(yù)約恰訂艙位裝貨、申請(qǐng)運(yùn)輸?shù)?承運(yùn)方根據(jù)可用的載重噸位、貨物艙積和整體訂艙的貨物,制定合理的安裝計(jì)劃。

怎么訂艙：訂艙之前要備好貨物,準(zhǔn)備好托運(yùn)單上的貨名,重量及尺碼、起運(yùn)港,目的港、收發(fā)貨人、船名等內(nèi)容。

然后把托運(yùn)單發(fā)給港口代理機(jī)構(gòu)或船方,他們會(huì)根據(jù)托運(yùn)單制作訂艙單,后續(xù)船方安排艙位或者集裝箱。

如果想做外貿(mào)又不熟悉,可以考慮委托貨代公司訂艙,公司只要提供訂艙委托單,其他的事情都由代理公司完成,這也是目前比較多公司的選擇,發(fā)生一些問(wèn)題代理公司也會(huì)及時(shí)有效解決。

訂艙的流程：一、貨主詢價(jià)1.海運(yùn)詢價(jià)：① 需掌握發(fā)貨港至各大洲,各大航線常用的,及貨主常需服務(wù)的港口,價(jià)格 ；② 主要船公司船期信息 ；③ 需要時(shí)應(yīng)向詢價(jià)貨主問(wèn)明一些類別信息,如 貨名 ,危險(xiǎn)級(jí)別等。

（ 水路危規(guī) ）2.陸運(yùn)詢價(jià)：（人民幣費(fèi)用）① 需掌握各大 主要城市公里數(shù) 和拖箱價(jià)格；② 各港區(qū)裝箱價(jià)格；③ 報(bào)關(guān)費(fèi)、 商檢、動(dòng)植檢 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

不能及時(shí)提供的,需請(qǐng)顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素,以便在盡可能短的時(shí)間內(nèi)回復(fù)貨主。

二、接單（接受貨主委托）接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點(diǎn)信息：1.船期、件數(shù)2.箱型、箱量3.毛重4.體積各箱型最大體積為：( 長(zhǎng)*寬*高 ) 可裝體積, 可裝重量1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.381×45’GP=86CBM（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）5.付費(fèi)條款、貨主聯(lián)系方法6.做箱情況,門到門還是內(nèi)裝三、訂艙1.繕制委托書（十聯(lián)單）；2.制單時(shí)應(yīng)最大程度保證原始托單的數(shù)據(jù)正確、相符性,以減少后續(xù)過(guò)程的頻繁更改。

3.加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價(jià)格確認(rèn)件）,應(yīng)一并備齊方能去訂艙。

4.取得配艙回單,摘取船名、航次、提單號(hào)信息。

四、做箱1.門到門：填妥裝箱計(jì)劃中：做箱時(shí)間、船名、航次、關(guān)單號(hào)、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、門點(diǎn)、聯(lián)系人、電話等要因,先于截關(guān)日（船期前兩天）1~2天排好車班。

2.內(nèi)裝：填妥裝箱計(jì)劃中:船期船名航次、關(guān)單號(hào)、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進(jìn)艙編號(hào)等要因,先于截關(guān)日（船期前兩天）1~2天排好車班。

3.取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）五、報(bào)關(guān)（有時(shí)同時(shí)、有時(shí)先于做箱）了解常出口貨物報(bào)關(guān)所需資料。

① 需商檢② 需配額③ 需許可證④ 需產(chǎn)地證⑤ 需提供商標(biāo)授權(quán)、商標(biāo)品名⑥ 出口香港地區(qū)貨值超過(guò)$10萬(wàn),其他地區(qū)超過(guò)$50萬(wàn),核銷時(shí)需提供結(jié)匯水單（復(fù)印件）⑦ 需提供商會(huì)核價(jià)章1.填妥船名航次,提單號(hào),對(duì)應(yīng)裝箱單(packing list),發(fā)票,所顯示的毛重凈重,件數(shù),包裝種類,金額,體積, 貿(mào)易方式, 審核報(bào)關(guān)單的正確性（單證一致）。

2.顯示報(bào)關(guān)單所在貨物的 “中文品名”,對(duì)照 海關(guān)編碼 大全,查閱商品編碼,審核兩者是否相符,按編碼確定計(jì)量單位,并根據(jù)海關(guān)所列之監(jiān)管條件點(diǎn)閱所缺乏報(bào)關(guān)要件。

3.備妥報(bào)關(guān)委托書,報(bào)關(guān)單,手冊(cè),發(fā)票 （原件） ,裝箱單 （原件） , 合同, 核銷單,配艙回單（十聯(lián)單第五聯(lián)以后）和其他所需資料,于截關(guān)前一天通關(guān)。

4.跟蹤場(chǎng)站收據(jù),確保配載上船。

5.凡是退關(guān)改配的,若其中有下個(gè)航次,出運(yùn)仍然需要,諸如許可證,配額,商檢,動(dòng)植檢之類的文件資料,退關(guān)、改配通知應(yīng)先于該配置船期一個(gè)星期到達(dá),以便（報(bào)運(yùn)部）順利抽回資料,重新利用。

否則只會(huì)順延船期,造成麻煩。

六、提單確認(rèn)和修改1.問(wèn)明顧客“提單”的發(fā)放形式：① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底）,后出具公司“保函”到船公司電放。

② 預(yù)借：(經(jīng)船公司同意)需顧客提供正本“預(yù)借保函”（留底）,后出具公司“保函”到船公司預(yù)借。

③ 倒簽 ：(經(jīng)船公司同意) 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底）,后出具公司“保函”到船公司倒簽。

*此種情況下,多半是簽發(fā)HOUSE B/L.④ 分單：(經(jīng)船公司同意)應(yīng)等船開以后3~4天（候艙單送達(dá)海關(guān),以保證退稅）,再將一票關(guān)單拆成多票關(guān)單。

⑤ 并單：(經(jīng)船公司同意)應(yīng)等船開以后3~4天（候艙單送達(dá)海關(guān),以保證退稅）,再將多票關(guān)單合成一票關(guān)單⑥ 異地放單：(經(jīng)船公司同意)須經(jīng)船公司同意,并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人,電話,傳真,公司名,地址等資料方可放單。

2.依據(jù)原始資料,傳真于貨主確認(rèn),并根據(jù)回傳確立提單正確內(nèi)容。

七、簽單1.查看每張正本提單是否都簽全了證章。

2.是否需要手簽。

八、航次費(fèi)用結(jié)算1.海運(yùn)費(fèi)① 預(yù)付(FREIGHT PREPAID)② 到付(FREIGHT COLLECT)2.陸運(yùn)費(fèi)① 訂艙② 報(bào)關(guān)(包括返關(guān)之前已經(jīng)報(bào)關(guān)的費(fèi)用)③ 做箱(內(nèi)裝/門到門)④ 其他應(yīng)考慮的費(fèi)用：3.沖港費(fèi)/沖關(guān)費(fèi)商檢、動(dòng)植檢、提貨費(fèi)、快遞費(fèi)、電放、更改九、提單、發(fā)票發(fā)放（提單樣本）貨主自來(lái)取件的,需簽收通過(guò)EMS和快遞送達(dá)的,應(yīng)在“名址單”,上標(biāo)明諸如:“提單號(hào)”、“發(fā)票號(hào)”、“核銷單號(hào)”、“許可證號(hào)”、“配額號(hào)”等要素以備日后查證10、應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)督促航次費(fèi)用的清算并及時(shí)返還貨主核銷單以及報(bào)關(guān)單其中報(bào)關(guān)單包括出口退稅聯(lián)黃色,出口核銷聯(lián)淡綠色,另外還有下貨紙。

訂艙相關(guān)知識(shí)：1.在國(guó)際貨物運(yùn)輸和交付的過(guò)程中,海運(yùn)方式下,如貨物的數(shù)量較大,可以洽租整船甚至多船來(lái)裝運(yùn),這就是“租船（charter）”；如果貨物量不大,則可以租賃部分艙位來(lái)裝運(yùn),這就是“訂艙（book shipping space）”。

2.在CIF/CIP或CFR/CPT條件下,訂艙是賣方的主要職責(zé)之一；在FOB/FCA條件下,則由買方負(fù)責(zé),當(dāng)然買方也可委托賣方進(jìn)行此項(xiàng)工作。

當(dāng)賣方收到國(guó)外開來(lái)的信用證,經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤（信用證方式下）,且完成備貨后,能否做到船貨銜接,按合同及信用證規(guī)定的時(shí)間及時(shí)將貨物裝運(yùn),主要決定于訂艙這個(gè)環(huán)節(jié)。

訂艙準(zhǔn)則:1.出口公司根據(jù)船公司提供的船期表掌握船、貨情況,在船舶抵達(dá)港口或截止簽單前,及時(shí)辦理托運(yùn)手續(xù)。

2.出口公司辦理訂艙手續(xù)時(shí),力求準(zhǔn)確無(wú)誤,盡量避免加載（增加訂艙數(shù)量）、退載和變載的情況發(fā)生,以免影響承運(yùn)人和船、貨代理人以及港務(wù)部門的工作。

3.對(duì)于發(fā)生額外特殊貨物,如散裝油類,冷藏貨和鮮活貨物的訂艙,出口公司應(yīng)事先通知承運(yùn)人或船、貨代理人,并列明要求。