外貿(mào)商務函的書寫特點有什么呢？*禮貌。

這里所說的禮貌,并非只是使用諸如your kind inquiry, your esteemed order等等的禮貌用語。

更是要體現(xiàn)一種為別人考慮,多體諒對方心情和處境的態(tài)度。

假如本著這種態(tài)度去和別人溝通,那么即使你這次拒絕對方的要求,也不會因此失去這個朋友,不會影響以后合作的機會。

尤其要注意,在雙方意見不一致的情況下,首先要理解和尊重對方的意見。

當別人的建議不合理,或對你的指責不公正時,請表現(xiàn)出你的高調,你可以言之鑿鑿,表達你的觀點,但是要注意注意禮節(jié)禮貌,避免使用無禮的語言。

也要提醒一下,中國人有一句話叫“過猶不及”。

凡事,一旦過頭,效果反而不好。

彬彬有禮,也許會變成恭維,真誠過了頭,也會變得天真幼稚。

因此,最關鍵的是把握好“度”,才能達到預期的效果。

*簡潔。

正如前面所說,用簡練的語言書寫信件,使你的書信看起來簡明扼要,清晰易懂。

使用普通詞匯,避免生僻或拼寫復雜的單詞。

一詞能表達,而不能使用詞匯。

使用多個短句,因為短句容易理解。

更少地使用“和”、“but”、“however”、“consequently”等連詞來使句子冗長。

不要在同一信件中使用多于一個意思相同的詞。

*精確。

關于數(shù)據(jù)或特定信息,如時間、地點、價格、貨物編號等,盡可能做到精確。

這將使交流的內容更加清晰,更有助于加快交易的過程。

*目標明確。

請在郵件中注明對方公司的名稱,或直接在信頭稱呼收件人的姓名。

這將使另一個人知道該郵件是專門發(fā)給他的,而不是那些群發(fā)的,因此表明了它的重要性。

當然,如果你不能確定收信人的姓名,可以在稱呼欄中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。

*言簡意賅。

請在郵件中注明對方公司的名稱,或在信頭直呼收件人姓名。

這將使另一個人知道該郵件是專門發(fā)給他的,而不是那些群發(fā)的,因此表明了它的重要性。

當然,如果你不能確定收信人的姓名,可以在稱呼欄中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。

*迅速回應。

要及時回復買家,一定要及時。

由于采購商通常只看到最早的幾次回復,從中選擇合適的供應商。

假如你的回復不夠及時,你會因沒有抓住機會而失去商業(yè)機會。