對(duì)外貿(mào)易信函是建立對(duì)外貿(mào)易關(guān)系和進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的重要手段。

外貿(mào)函電包括建立客戶商業(yè)關(guān)系、詢價(jià)、報(bào)盤(pán)、還盤(pán)、訂貨、驗(yàn)收、簽約、包裝、發(fā)貨、付款、付款、結(jié)算、保險(xiǎn)、商檢、索賠、代理及仲裁等若干個(gè)特別形式的貿(mào)易和經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作。

對(duì)外貿(mào)易信函的實(shí)質(zhì)就是雙方你來(lái)我往的談判,最后達(dá)成協(xié)議就能完成定單。

那么怎樣才能更好地和顧客達(dá)成一致呢,這就需要我們互相考慮,以顧客為中心,考慮顧客的各種要求,事先預(yù)想顧客可能遇到的問(wèn)題。

具體地說(shuō),在對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)的不同階段,可以采取不同的措施,最終與客戶達(dá)成一致。

詢盤(pán)：用禮貌的語(yǔ)言來(lái)提高顧客的好感。

詢問(wèn)是指一方準(zhǔn)備買(mǎi)賣某種商品的交易行為,其交易行為是向潛在的供應(yīng)商或買(mǎi)家探索該商品的成交條件或交易的可能性,這種交易沒(méi)有法律約束力,因此可以作為一種初步的相互聯(lián)系。

在兩人剛開(kāi)始交往的時(shí)候,建立友好關(guān)系的最基本條件是禮貌。

問(wèn)詢時(shí)多用禮貌的語(yǔ)言詢問(wèn)有關(guān)商品的詳細(xì)情況或要求提供一定的服務(wù),態(tài)度禮貌謙和,傳達(dá)與對(duì)方合作的友好意愿。

報(bào)盤(pán)：對(duì)方利益優(yōu)先,身份認(rèn)同增強(qiáng)。

賣家根據(jù)買(mǎi)家來(lái)函,向買(mǎi)家發(fā)出貨物信息,或接受詢盤(pán),是賣家根據(jù)買(mǎi)家來(lái)函向買(mǎi)家發(fā)出的報(bào)價(jià),其內(nèi)容可能包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝、條件、支付方式及交付期限等。

報(bào)盤(pán)有兩種：虛盤(pán),也就是沒(méi)有約束性報(bào)價(jià)。

一般而言,大多數(shù)報(bào)價(jià)都是虛盤(pán),虛盤(pán)中沒(méi)有說(shuō)明報(bào)價(jià)的有效日期,并附有保留條件,實(shí)盤(pán)則規(guī)定了有效日期,且一經(jīng)接受,報(bào)盤(pán)人便無(wú)法撤銷報(bào)價(jià)。

因此如為實(shí)盤(pán),應(yīng)注明有效期,以免造成不必要的損失和糾紛。

為了提高交易伙伴對(duì)自己的產(chǎn)品和報(bào)價(jià)的認(rèn)同感,在在談判階段的談判中,盡可能多地使用第三人稱“you”或“I”開(kāi)頭,少用“we”或“I”來(lái)增加交易伙伴對(duì)自己的商品和報(bào)價(jià)的認(rèn)同。