對外貿(mào)易信函是建立對外貿(mào)易關(guān)系和進行對外貿(mào)易的重要手段。

外貿(mào)函電包括建立客戶商業(yè)關(guān)系、詢價、報盤、還盤、訂貨、驗收、簽約、包裝、發(fā)貨、付款、付款、結(jié)算、保險、商檢、索賠、代理及仲裁等若干個特別形式的貿(mào)易和經(jīng)濟技術(shù)合作。

對外貿(mào)易信函的實質(zhì)就是雙方你來我往的談判,最后達成協(xié)議就能完成定單。

那么怎樣才能更好地和顧客達成一致呢,這就需要我們互相考慮,以顧客為中心,考慮顧客的各種要求,事先預(yù)想顧客可能遇到的問題。

具體地說,在對外貿(mào)易經(jīng)營的不同階段,可以采取不同的措施,最終與客戶達成一致。

詢盤：用禮貌的語言來提高顧客的好感。

詢問是指一方準備買賣某種商品的交易行為,其交易行為是向潛在的供應(yīng)商或買家探索該商品的成交條件或交易的可能性,這種交易沒有法律約束力,因此可以作為一種初步的相互聯(lián)系。

在兩人剛開始交往的時候,建立友好關(guān)系的最基本條件是禮貌。

問詢時多用禮貌的語言詢問有關(guān)商品的詳細情況或要求提供一定的服務(wù),態(tài)度禮貌謙和,傳達與對方合作的友好意愿。

報盤：對方利益優(yōu)先,身份認同增強。

賣家根據(jù)買家來函,向買家發(fā)出貨物信息,或接受詢盤,是賣家根據(jù)買家來函向買家發(fā)出的報價,其內(nèi)容可能包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝、條件、支付方式及交付期限等。

報盤有兩種：虛盤,也就是沒有約束性報價。

一般而言,大多數(shù)報價都是虛盤,虛盤中沒有說明報價的有效日期,并附有保留條件,實盤則規(guī)定了有效日期,且一經(jīng)接受,報盤人便無法撤銷報價。

因此如為實盤,應(yīng)注明有效期,以免造成不必要的損失和糾紛。

為了提高交易伙伴對自己的產(chǎn)品和報價的認同感,在在談判階段的談判中,盡可能多地使用第三人稱“you”或“I”開頭,少用“we”或“I”來增加交易伙伴對自己的商品和報價的認同。