報關(guān)后,應(yīng)該將資料分發(fā)其他部門,歸檔保存。

報關(guān)資料是辦理會計處理、出口退稅和外匯核銷的必備資料,因此,應(yīng)該建立資料交接的控制制度和控制表,具體如下：①海關(guān)完稅憑證、報關(guān)單外匯核銷聯(lián)、報關(guān)單退稅聯(lián)應(yīng)該在取得當(dāng)天或者第二天提交給財務(wù)部門。

交接后雙方在簽收表上簽字。

②加工貿(mào)易手冊、進料加工進口報關(guān)單(出口退稅免稅證明)、手冊核銷申請表等資料應(yīng)該在取得當(dāng)天或者第二天提交給財務(wù)部門。

③建立單證交接登記臺賬。

④編制單證交接月度統(tǒng)計表,由關(guān)務(wù)管理人員和財務(wù)部門的管理人員進行填制。

管理規(guī)范的公司往往會采用關(guān)務(wù)管理系統(tǒng)或者內(nèi)部管理系統(tǒng),一般中小企業(yè)也應(yīng)制作報關(guān)記錄表冊,這些系統(tǒng)或表格既可以為保存和分析報關(guān)信息所用,也可以控制保稅手冊平衡。

報關(guān)部門,應(yīng)該在取得資料后的當(dāng)天將所有報關(guān)記錄錄入系統(tǒng)。

如果是通過記錄表的方式記錄,應(yīng)該將更新的記錄表提供給關(guān)務(wù)部門的管理層。

紙質(zhì)資料是報關(guān)、復(fù)核的重要資料。

海關(guān)規(guī)定進出口報關(guān)單、協(xié)議、合同、發(fā)票、保險單據(jù)、運輸單據(jù)、進出口收付匯核銷單、往來函電、許可證、批件、結(jié)匯單、手冊復(fù)印件及其核銷結(jié)案表、其他與進出口業(yè)務(wù)直接有關(guān)的單證資料等應(yīng)當(dāng)自進出口貨物放行之日起保管三年,保稅進出口貨物、減免稅進口貨物應(yīng)當(dāng)自辦結(jié)海關(guān)手續(xù)之日起保管三年。

《海關(guān)稽查條例》第七條規(guī)定：與進出口活動直接有關(guān)的企業(yè)、單位應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定的保管期限,保管會計賬簿、會計憑證、會計報表和其他會計資料。

報關(guān)單證、進出口單證、合同以及與進出口業(yè)務(wù)直接有關(guān)的其他資料,應(yīng)當(dāng)自進出口貨物放行之日起保管3年。

此外,文件和單證的歸檔應(yīng)該注意以下幾點：適當(dāng)?shù)姆诸惙椒?比如按照業(yè)務(wù)類型區(qū)分并建立相應(yīng)的文檔,分為一般貿(mào)易、減免稅、保稅貨物、海關(guān)稽查和檢查、其他特殊事項等；以報關(guān)單為索引排序,所有的單證都與相應(yīng)的報關(guān)單對應(yīng)；在每個文檔上設(shè)立清單,記錄該文檔所有資料；文檔保存在固定的文件柜內(nèi),而不是具體辦事人員的辦公桌里面,減少因經(jīng)辦人調(diào)離崗位或離開公司后隨身帶走文檔,或造成文檔缺失；關(guān)務(wù)管理人員或其他管理人員定期檢查文檔的完整性；公司內(nèi)部其他部門的人經(jīng)批準(zhǔn)后可以查閱報關(guān)文檔。

超過一定期限的資料,如三個月,歸入公司公共文檔柜。

目前絕大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)運用了計算機信息管理系統(tǒng),如企業(yè)資源計劃ERP、物資需求計劃(material requirement planning,MRP)等,如果能夠?qū)①Q(mào)易和關(guān)務(wù)的合規(guī)性要求直接反映在系統(tǒng)設(shè)計中,或者從系統(tǒng)中直接提取海關(guān)申報數(shù)據(jù)和申報報表,將極大減少手工作業(yè)中可能產(chǎn)生的錯誤,以及依靠人工判斷產(chǎn)生的差錯。