簽名文件的意義，就像常規(guī)信箋的信頭一樣，可以明確發(fā)函人的身份、聯(lián)系方法。

它也是一種重要的品牌營(yíng)銷資源，設(shè)計(jì)精巧的簽名文件，會(huì)給收函人留下良好的印象。

(1)簽名要簡(jiǎn)單、整齊，不要用特別的字符，內(nèi)容保持在5行以內(nèi)，通常包括聯(lián)系人、部門、公司名稱、聯(lián)系方式、一句話廣告語等，如果內(nèi)容太多、太長(zhǎng)，容易影響郵件正文的表達(dá)。

不要放過多的公司廣告信息,會(huì)適得其反。

(2)不同的郵件發(fā)送對(duì)象可以使用不同的簽名，可以依據(jù)具體客戶和產(chǎn)品、服務(wù)制定不同版本的簽名，靈活使用。

(3)簽名居左而不是居中或者居右。

其原因在于字符大小在不同機(jī)器上的顯示不一樣，如果居中或者居右，整齊的排版就會(huì)變得凌亂。

(4)簽名文件與郵件正文之間的距離不要太大。

只需將二者的信息區(qū)分開來就行了，一般情況下為三行。

(5)外貿(mào)郵件簽名中不要有中英文混排，最好不要有中文，否則格式容易混亂。