如今，電子郵件已經(jīng)成為現(xiàn)代商務(wù)最重要的交流方式之一。

不少商務(wù)人士還使用公司域名的郵箱。

對(duì)于跨境電商來(lái)說(shuō)，電子郵件也十分普及，比較正式、重要的內(nèi)容都會(huì)通過(guò)電子郵件進(jìn)行傳達(dá)。

商務(wù)人士用公司郵箱發(fā)送的郵件與私人信件有很大的區(qū)別，具有職場(chǎng)電子郵件方面的新問(wèn)題。

(一)關(guān)于主題與標(biāo)題標(biāo)題是一封郵件的眼睛，它能起到提綱挈領(lǐng)的作用，通過(guò)標(biāo)題可以看出這封郵件的主要內(nèi)容，以方便收件人判斷出事情的輕重緩急。

所以，一定不能出現(xiàn)空白標(biāo)題，這是最失禮的。

標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不能太大或太空，要反映文章的主要內(nèi)容和重要性，絕對(duì)不可以含糊不清。

(二)關(guān)于稱呼與問(wèn)候郵件的開(kāi)頭一定要有問(wèn)候和稱呼，這個(gè)稱呼雖然可以不像普通書信那么正式，但是也要能表現(xiàn)出發(fā)郵件人的謙遜有禮。

稱呼需要拿捏好尺度，在郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人，這樣既顯得禮貌又可以提醒對(duì)方，這封郵件是面向他的，要求做出一定的回應(yīng)。

在有許多收件人的情況下可稱呼“大家”“A!”。

如果收件人有職位，要以職務(wù)尊稱稱呼對(duì)方，如“xx經(jīng)理”，如果不清楚職務(wù)，要分清性別，稱呼“xx先生”“xx小姐”。

(三)正文正文簡(jiǎn)明扼要，行文通順，如果具體內(nèi)容真的很多，正文里應(yīng)該只是做簡(jiǎn)單的介紹，然后將具體的說(shuō)明單獨(dú)寫一個(gè)文件作為附件發(fā)送。

如果事情為復(fù)雜，可以用“1、2、3、4、5”的方式列幾個(gè)段落進(jìn)行說(shuō)明，并保證每個(gè)段落簡(jiǎn)短且清晰，因?yàn)闆](méi)有人愿意看沒(méi)有分段的長(zhǎng)篇大論。

正文應(yīng)行文通順流暢，多用簡(jiǎn)單常用的詞匯，使內(nèi)容能清晰地表達(dá)出來(lái)，要盡量避免晦澀難懂的詞語(yǔ)，也不要寫讓人拉動(dòng)滾動(dòng)條才能看完的郵件。

在正文中，不要隨意用大寫字母、粗體、斜體、顏色字體來(lái)進(jìn)行重點(diǎn)提示，這樣會(huì)影響閱讀，過(guò)多的標(biāo)識(shí)會(huì)讓人根本找不到重點(diǎn)。

(四)附件電子郵件中有時(shí)會(huì)有內(nèi)容較多，或者有表格、圖片等特殊文件，這時(shí)，就需要用到附件功能。

使用附件應(yīng)該要注意，應(yīng)在正文中提示收件人，這是一封有附件的郵件。

附件命名應(yīng)該用有意義、有指向性的名字，不可以用錯(cuò)誤或含糊不清名字。

當(dāng)有多個(gè)附件時(shí)，正文中應(yīng)該對(duì)附件進(jìn)行簡(jiǎn)單的說(shuō)明。

附件數(shù)目最好不要超過(guò)4個(gè)，附件過(guò)多時(shí)可以打包壓縮成一個(gè)文件。

如果附件的形式比較特殊，應(yīng)該在正文中說(shuō)明其查看的方式，以免影響其使用。

若文件過(guò)大，可分為幾個(gè)小文件。

(五)語(yǔ)言的選擇和漢字編碼在跨境電商中，經(jīng)常會(huì)使用外文郵件。

如果收件人有外籍人員，應(yīng)采用英文郵件，若收件人是其他國(guó)家或地區(qū)的華人，也應(yīng)該使用外文郵件，由于存在中文編碼的問(wèn)題，中文郵件在其他地區(qū)可能顯示為亂碼。

但是，商務(wù)人員應(yīng)該記住，語(yǔ)言只是一種溝通的方式，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉語(yǔ)言能力的。

語(yǔ)言上應(yīng)尊重他人的習(xí)慣，給外國(guó)人應(yīng)主動(dòng)發(fā)外文的郵件，但如果對(duì)方發(fā)了中文的郵件，就沒(méi)有必要自作聰明地回復(fù)外文的郵件了。

(六)署名與日期郵件的結(jié)尾應(yīng)該帶有署名，也可以適當(dāng)?shù)丶由瞎?、地址、電話等信息?/p>

一般情況下，署名的字體應(yīng)該比正文的略小一號(hào)，在名字的下一行也可以注明日期。

但在跨境電商的背景下，有時(shí)差問(wèn)題時(shí)，不標(biāo)注時(shí)間也沒(méi)有太大的問(wèn)題。