單據(jù)制作應從一開始就養(yǎng)成良好習慣。

按照老外貿業(yè)務員的做法，交易確定以后，及時為交易歸檔，預先按照單據(jù)欄目整理出填制內容，如客戶名址、貨物品名描述等。

具體制單的時候，直接調用即可，避免了臨時打字的拼寫錯誤可能。

根據(jù)這個原理，市面上也出現(xiàn)了各種外貿制單軟件，可預先輸入資料，按照單證類別自動生成。

除了制單者人為錯誤以外，因為外貿過程中環(huán)節(jié)甚多，不同部門的操作中難免會有疏漏誤差，或因情況改變而導致的錯誤。

比如，原定出貨100箱，也按照這個數(shù)量制作了商檢和報關，可實際裝運的時候發(fā)現(xiàn)倉庫記錄錯誤，實際發(fā)貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。

對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。

信用證項下操作的，完全依據(jù)信用證進行制單；非信用證的，根據(jù)單證交付的對象不同見機行事。

因此可分為“將錯就錯”和“分套處理”兩類方式。

所謂將錯就錯，就是雖然與實際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此造成的影響另外與客戶協(xié)商解決。

比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數(shù)來繕制單證。

這多見于信用證項下，對單證準確性、完整性要求嚴格的情形。

關于信用證項下單證錯誤的處理，我們在后面的信用證一章中將專題講解。

所謂分套處理，就是根據(jù)單證交付對象的不同，分別制作內容不同的單證。

比如在報關數(shù)量和金額與實際有誤差的情形下，給海關的單證按照原報關資料，給客戶的單證則按照實際的數(shù)量和金額繕制。

如果提單上的數(shù)量與報關數(shù)量一致，則可略微調整單價，在總數(shù)量不變的情況下減少總金額，使之符合實際收取的貨款。

此外，因為報關等數(shù)據(jù)失誤，導致實際收匯和報關金額不一致，會影響核銷。

一般的做法，在數(shù)額差別不大，比如2000美元以內，仍可以核銷。

亦可截長補短，把多收的錢彌補其他少收的錢，把賬目做平。

最后，還有一個可能會犯的低級錯誤，單證遺失。