外貿(mào)跟單基本流程。

(1) 接單。

(2) 跟進(jìn)生產(chǎn)。

(3) 催審單證。

(4) 出貨跟蹤。

(5) 制單結(jié)匯。

一、接單。

1.接單的形式：在出口貿(mào)易中,最常見的是：。

（1）合同：。

（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）。

前者由賣方草擬,后者由買方草擬。

（2） 確認(rèn)書：。

（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。

對(duì)異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入。

它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。

這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產(chǎn)等。

而合同用的比較正規(guī)。

機(jī)器設(shè)備,大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等。

要提的是,客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單,我們收到后要回復(fù),不能置之不理,否則算默認(rèn)。

2．接單的程序： 詢盤,發(fā)盤,還盤,接受等環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫報(bào)價(jià)。

是賣方向買方提出各項(xiàng)交易條件,并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。

在實(shí)際業(yè)務(wù)中,發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。

（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)。

（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件,并愿意按這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。

3.審單：即審核合同。

審單內(nèi)容：產(chǎn)品名稱、規(guī)格 質(zhì)量 數(shù)量 單價(jià)、總額 價(jià)格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。

審單方法：。

（1）產(chǎn)品名稱,規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼/型號(hào)是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號(hào)同時(shí)也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。

是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。

（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,其計(jì)量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。

約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”,可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。

國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。

有的認(rèn)為是2。

5%,有的認(rèn)為是5%。

按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。

（4）單價(jià),總額的審查：。

1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒有加錯(cuò)？。

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的。

要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。

（英鎊,港幣,歐元）。

（5）價(jià)格條款的審查：。

出口貨物的單價(jià)條款,也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ),常用的有：。

FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價(jià)（指定裝運(yùn)港的價(jià)格條件）。

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指定目的港）價(jià)格。

FCA (free carrier) （用于空運(yùn)）by air。

（6）付款方式審查：。

1、付款方式是否能接受？LC ,付定金,等等。

2、支付的貨幣能否接受？。

（7）包裝要求的審查：。

1、工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受？。

2、客戶提供的包裝（彩印,尺寸）我們能否做？。

3、客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽 hangtag, price tag ,說(shuō)明書, 嘜頭 shipping mark）。

（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時(shí)籌備到貨物,并裝船送達(dá)。

（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn),空運(yùn),郵寄等等。

注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付,客戶決定交貨方式。

如我們付費(fèi),盡量用海運(yùn)。

如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià),而客戶要求空運(yùn)（趕銷售）,我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。

寄目錄,樣本： 準(zhǔn)備樣品。

（1） 工廠現(xiàn)有的款式。

（2） 新款。

（3） 客戶來(lái)樣。

要領(lǐng)：無(wú)論老品,新品,還是客戶來(lái)樣,樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。

特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。

跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。

在國(guó)際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員,我們要做到：。

A： 有完整的產(chǎn)品資料,主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

B： 新品的成本,價(jià)格要進(jìn)行核算。

C： 新品的制作要留有實(shí)樣。

D： 客戶的來(lái)樣要保存好原樣。

形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE。

買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。

這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。

為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。

形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。

（收貨人,合同號(hào),形式發(fā)票號(hào),開出日期）。

產(chǎn)品信息 （品名,數(shù)量,價(jià)格,交貨期）。

合同條款（價(jià)格條款,付款方法）。

此外,提供銀行資料以便客戶開證或匯款。

二、跟進(jìn)生產(chǎn)。

簽訂合同后跟單的主要程序：。

以貨,證,船,款為中心,包括：備貨,催證,改證,租船訂倉(cāng),(報(bào)關(guān),報(bào)驗(yàn),裝船),制單,結(jié)匯等環(huán)節(jié)。

我們將這些程序概括為：。

備貨及生產(chǎn)跟單 • 催審單證 • 訂倉(cāng)裝船 • 制單結(jié)匯。

1.生產(chǎn)跟單。

產(chǎn)前批辦：準(zhǔn)備顏色辦,輔料樣辦,包裝樣辦,產(chǎn)前樣辦等給客人批,OK后開始生產(chǎn)大貨。

2. 生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤（進(jìn)度跟蹤表,訂單號(hào),交貨日期,生產(chǎn)進(jìn)度,問(wèn)題解決）。

3. 安排QC驗(yàn)貨 （中期驗(yàn)貨,走貨前驗(yàn)貨）。

4. 準(zhǔn)備出貨。

三、催審單證：。

大多數(shù)的支付方式是L/C。

對(duì)安全收匯有保障,因它是銀行信用。

只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,銀行保證付款。

跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時(shí),要催證。

審證：審開證人和受益人是否正確,L/C的貨物和金額與合同是否相同,裝期,特別條款等。

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題如包裝上,總金額,有效期,拼寫錯(cuò)誤等,必須要求對(duì)方修改,一份L/C,可能有幾處問(wèn)題,我們要一一指出,一次性修改。

四、出貨跟蹤。

訂倉(cāng)裝船：貨物備妥,L/C沒問(wèn)題后,我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,租船訂倉(cāng)和裝船的階段。

按CIF成交的,我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。

首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。

這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。

常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40’H (68 –71立方/27.5噸)。

B．制作裝箱單：裝箱單應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號(hào),嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。

協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。

貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝,指導(dǎo)貨物的擺放。

如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

按FOB成交的,只要將貨物送到指定裝貨港即可。

五、制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后,跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。

要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。

出口單據(jù)主要有：匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時(shí)送交了銀行,我們就可及時(shí)收到貨款了。

單據(jù)要求：正確,完整,及時(shí),簡(jiǎn)明,整潔。

生產(chǎn)企業(yè)跟單（工廠跟單）。

生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：。

1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。

跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號(hào),數(shù)量,包裝要求,交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。

生產(chǎn)通知單下達(dá)后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。

能否按期,按質(zhì)地交貨。

如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？。

3、制定生產(chǎn)計(jì)劃。

4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表,生產(chǎn)進(jìn)度控制表,生產(chǎn)異常處理表,生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。

如不同意,一是協(xié)商,我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。

二就只好取消訂單了。

6. 有關(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改,有數(shù)量上的（或增加,或減少）,有包裝上的,有交期的變更（或提前,或推遲）。

接到客戶要求變更,首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。

如還沒按排,問(wèn)題不大。

如已按排了部份,要進(jìn)行協(xié)商。

比如數(shù)量要減,我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料,如果是通用的,問(wèn)題不大。

但如是專用的,客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。

對(duì)交期：如要提前,我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。

如要推遲,時(shí)間短,問(wèn)題不大,但如要延遲很長(zhǎng),那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi),損耗費(fèi)要承擔(dān)。