在整個外貿業(yè)務流程中,外貿單證的操作是一個很重要的內容,關系到外貿工作的各個步驟,因此對于每個外貿業(yè)務員來說,熟練掌握外貿單證操作流程是很重要的。

下面就為大家介紹一下外貿單證操作流程,一起來看看吧。

1、外銷合同。

在客戶有意向購買產品,并且各種條款已基本商定,客戶會要求傳外銷合同或者是形式發(fā)票,以便客戶下訂單。

當然,有些客戶是直接下訂單的。

外銷合同做好后,在傳真或掃描給客戶之前,一定要再次確認下合同的的價格條款、包裝、付款方式和港口。

如果外銷合同上出現(xiàn)問題,特別是價格條款,和客戶解釋起來很麻煩,所以一定要仔細核對,有時候可能因為一個小問題而丟掉客戶。

2、訂艙。

客戶下訂單后,就可以通知貨代訂艙了。

要告知貨代準確的件重尺,特別是化工品類的危險品。

因為要做目的港確認,如果件重尺有誤,貨物很難上船,或者會產生額外費用,甚至耽誤船期。

3、報關單據(jù)。

在艙位確認后,就要及時（艙位確定當天或開船前一周）給貨代寄報關單據(jù)。

整套的報關單據(jù)包括：發(fā)票、箱單、合同、報關單、報關委托書、核銷單。

其中,發(fā)票,箱單和合同上要加蓋中英文的長條章和手簽章。

報關單上加蓋報關專用章,報關委托書一式三聯(lián),每聯(lián)上都要加蓋公章和手簽章,核銷單上兩處騎縫處加蓋公章,出口單位和代碼處加蓋組織機構代碼章,共三處。

核銷單要及時在海關網(wǎng)上備案,即貨物從哪個港口出,備案到哪個港口。

在寄送前,再確認下單據(jù)是否齊備,章是否蓋全,是否清晰。

4、預收款的登記。

對于有預付款的客戶,要求客戶在開船前預付一部分貨款,一般都是30%。

外匯局規(guī)定,對于不超過30000美金的預收款,在國家外匯管理局網(wǎng)上服務平臺上進行合同登記,超過30000美金的要拿著申報材料到外匯局審批。

銀行通知有錢到帳后,要及時給銀行傳真相應的發(fā)票或合同,上面要寫明預收款多少金額,以便銀行及時把此筆錢入賬。

隔天可以去銀行取預收款的水單。

拿到水單后,在外匯局網(wǎng)站上進行提款登記。

提款登記后,口岸IC卡里就有了此票預收款的額度,就可以進行結匯了。

注意,對于每一票預收款,要及時在國家外匯管理局的網(wǎng)站上進行合同登記和提款登記,登記可以提高公司外匯的預收款額度和收匯額度。

在貨物順利出運,且收到余款后,進行注銷登記。

5、核對單據(jù)。

貨代訂好艙且貨物發(fā)到出運港口后,要及時聯(lián)系貨代的操作人員核對單據(jù)。

客戶要求的其他單據(jù),像保險單、熏蒸證、產地證等,也要及時核對。

核對單據(jù)的時候,一定要仔細認真,把客戶的要求再仔仔細細的看一下,達到客戶的要求。

T/T條款的單據(jù),一般客戶沒有很特殊的要求,基本上都可以達到。

對于信用證,在接證之前,一定要仔細地審查客戶的要求,要及時和銀行或貨代確認。

某個條款是否能達到,對于確實做不到的條款,要及時和客戶協(xié)商改證,對于模棱兩可的條款,要注意提防,在銀行或貨代表明不好達到的,一定要堅決改證。

要做到單單一致,單證一致。

注意,對于每一筆出運的單據(jù),都要進行留底復印加掃描,備查。

6、正本單據(jù)。

在提單核對完,貨物出運一周內,船公司就會出正本提單了。

要先讓貨代掃描正本提單,再次確認下提單內容,如無誤,就盡快讓貨代郵寄正本單據(jù)。

正本提單出來后,其他客戶要求的特殊單據(jù)也可以出正本了。

所有這些單據(jù)的正本都出來后,整理發(fā)票、箱單和外銷合同等。

對于T/T的客戶,在收到客戶全款后,按客戶要求的份數(shù)郵寄給客戶；信用證要求下的單據(jù),按照信用證的要求,在信用證規(guī)定的效期內,及時交給銀行。

注意,對于收到的提單、保單等,提單一般是三正三副（或只有三份正本）,保單是兩正兩副或一正兩副,要仔細檢查內容是都一致,章是否完整清晰,對于有問題的單據(jù)要及時退還,更改,以免時間長誤事。

7、核銷。

貨物出運后,一般30天左右,貨代會把核銷單和報關單退還。

在收到退回來的核銷單據(jù)時,要仔細檢查下,核銷單和報關單是否蓋有海關驗訖章,報關單上還要有代理報關行的報關專用章和報關員的章。

然后,先在海關網(wǎng)上進行交單和報送,并打印逐筆核銷報表（蓋公章）,帶上核銷單、報關單（核銷聯(lián)和退稅聯(lián)）、水單和發(fā)票,到外匯進行核銷。

核銷后,蓋上出口核銷專用章于核銷單上外匯局簽注欄（兩處）、報關單（核銷聯(lián)和退稅聯(lián)）和水單上。

核銷完后,把核銷單上的核銷專用聯(lián)、報關單的核銷聯(lián)和水單、發(fā)票（CommercialInvoice）整理,歸檔。

8、退稅。

核銷完后,把蓋過核銷專用章的水單復印一下（退稅要用到）,連同增值稅發(fā)票、報關單退稅聯(lián)、核銷單退稅聯(lián)和發(fā)票（CommercialInvoice）把相關信息錄入到出口退稅操作系統(tǒng)里。

拿著預申報的數(shù)據(jù)U盤和打出來的報表,去稅局進行預申報（或者是直接上傳到稅局的預申報系統(tǒng)里）；等稅局系統(tǒng)里有信息,通知正式申報的時候,拿著正式申報的數(shù)據(jù)U盤和報表去稅局退稅。

退稅的報表上需蓋公章和財務人員私章。

報關單怎么做？報關單是進出口貿易中必不可少的一個環(huán)節(jié),它用于記錄進出口貨物的詳細信息,包括品名、數(shù)量、價值、運輸方式等,是海關進行監(jiān)管和征稅的重要依據(jù)。

下面將詳細介紹如何制作報關單。

一、在制作報關單之前,你需要準備好以下資料：。

合同、發(fā)票或其他相關文件,用于確認貨物的詳細信息。

裝箱單,用于記錄貨物的裝箱情況。

提單,用于證明貨物已經裝船或裝車并運輸?shù)侥康牡亍?/p>

保險單據(jù),用于證明貨物已經購買了運輸保險。

其他相關文件,如檢驗證書、原產地證明等。

二、填寫報關單需要遵循以下步驟：。

在報關單上注明企業(yè)名稱、申報日期、海關編號等信息。

填寫貨物的詳細信息,包括品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價值等。

填寫運輸信息,包括運輸方式、運輸工具、起運地和目的地等。

填寫合同信息,包括合同號、簽約日期和成交方式等。

填寫裝箱信息,包括集裝箱號、包裝方式和體積重量等。

填寫提單信息,包括提單號、簽發(fā)日期和船名等。

填寫保險信息,包括保險公司、保險金額和保險單號等。

填寫其他相關信息,如檢驗檢疫要求、原產地證明等。