接待準(zhǔn)備邀請(qǐng)函或者電話(huà)確認(rèn)客戶(hù)背景資料準(zhǔn)備來(lái)訪(fǎng)公司；來(lái)訪(fǎng)人數(shù)、人員、職務(wù)；公司業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介；來(lái)訪(fǎng)目的：檢驗(yàn)工廠(chǎng)？重大談判？例行訪(fǎng)問(wèn)？根據(jù)客戶(hù)資料和客戶(hù)級(jí)別，確定接待等級(jí)，制訂相應(yīng)接待計(jì)劃客戶(hù)行程安排與確認(rèn)酒店預(yù)訂四星級(jí)以上，具備涉外接待的基本能力；距離公司 15 分鐘以?xún)?nèi)，方便到達(dá)；環(huán)境好。

酒店安排房間問(wèn)候語(yǔ)；旅游指南；上網(wǎng)幫助；預(yù)備筆記本電腦和 USB 存儲(chǔ)器；DVD 播放機(jī)。

歡迎資料準(zhǔn)備機(jī)場(chǎng)接站牌；公司門(mén)口的橫幅或者歡迎牌；提醒非客戶(hù)接待人員用微笑對(duì)客戶(hù)的來(lái)訪(fǎng)表示歡迎，不一定人人需要語(yǔ)言問(wèn)候。

辦公間要求桌面整潔；地面清潔；秩序好；氣氛濃；平常加強(qiáng)管理，保證每天一樣。

談判室準(zhǔn)備我方資料；我方國(guó)旗、客戶(hù)方國(guó)旗；我司+客戶(hù)司LOGO 旗；談判人員事先對(duì)客戶(hù)可能問(wèn)題的準(zhǔn)備；業(yè)務(wù)資料：比如關(guān)稅、海運(yùn)費(fèi)；花卉；飲料、水果盤(pán)。

會(huì)議室準(zhǔn)備投影機(jī)；投影歡迎詞+客戶(hù)公司LOGO；電腦、燈光、音像、音樂(lè)調(diào)試好；介紹人員提前練習(xí)。

總裁會(huì)晤安排如果需要總裁會(huì)晤，提前通知總裁；會(huì)晤時(shí)間；會(huì)晤內(nèi)容稿子；翻譯。

路線(xiàn)安排參觀程序留影與攝影每個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人中餐安排以簡(jiǎn)單、環(huán)境整潔，加上適當(dāng)?shù)姆潘梢魳?lè)為主。

晚餐安排考慮客人的文化背景，選擇合適的菜系和菜館；環(huán)境選擇；陪同人員；菜譜；特色菜介紹；文化特色介紹。

特別策劃的準(zhǔn)備工作實(shí)地演練接機(jī)要注意的問(wèn)題接待者；轎車(chē)安排；接機(jī)牌制作；座次安排；第一句話(huà)內(nèi)容；話(huà)題順序；講話(huà)內(nèi)容；車(chē)上準(zhǔn)備一些輕音樂(lè)，比如班得瑞的美妙音樂(lè)或者客戶(hù)國(guó)家的經(jīng)典音樂(lè)；到工廠(chǎng)路線(xiàn)安排。